Chuẩn bị buổi họp chapter từ thứ Bảy: 75 phút họp quyết định bởi 3 ngày trước đó

Có hai kiểu thành viên cùng bước vào một buổi họp sáng. Người thứ nhất mở camera lúc chương trình đã chạy, nghĩ bài 30 giây trong lúc chờ đến lượt, và rời phòng ngay khi kết thúc. Người thứ hai vào sớm, có sẵn một cơ hội kinh doanh để trao, một bài 30 giây đã tập, một khách mời đã xác nhận và hai buổi 1-2-1 đã hẹn.

Hai người ngồi cùng một buổi họp nhưng mang về hai kết quả rất khác nhau. Sự khác biệt không nằm ở tài năng mà nằm ở việc chuẩn bị. Buổi họp hằng tuần chỉ khoảng 75 đến 90 phút, nhưng giá trị của nó được quyết định bởi những gì anh chị làm trong ba ngày trước đó.

Bài này đưa ra một nhịp chuẩn bị cụ thể, tính cho chapter họp sáng thứ Ba. Nếu chapter của anh chị họp ngày khác, chỉ cần dịch lịch tương ứng.

Trong bài: 1. Ba thứ mỗi thành viên mang đến mỗi tuần · 2. Thứ Bảy: nhìn lại tuần và chốt mục tiêu · 3. Chủ nhật và thứ Hai: chốt bài, chốt khách, chốt hẹn · 4. Sáng họp và trong buổi họp · 5. Sau buổi họp: 1-2-1, gọi khách, cảm ơn

1. Ba thứ mỗi thành viên mang đến mỗi tuần

Lịch trình họp BNI có những phần dành riêng cho từng việc: Weekly Presentation để đào tạo đội ngũ giới thiệu về mình, phần Cơ hội kinh doanh và Lời chứng thực để trao cơ hội, phần giới thiệu Khách mời, và các phòng giao lưu để kết nối. Nếu anh chị chuẩn bị đủ ba thứ dưới đây, mỗi phần của buổi họp đều làm việc cho anh chị.

Ngoài ba thứ đó, thứ tư là một khách mời đã xác nhận. Mỗi khách mời là một chủ doanh nghiệp có thể trở thành khách hàng, đối tác hoặc thành viên mới, làm chapter mạnh hơn cho chính anh chị.

• CƠ HỘI KINH DOANH MANG ĐẾN: một referral thật, hoặc một lời chứng thực chất lượng cho thành viên đã phục vụ tốt.
• BÀI 30 GIÂY CÓ CHỦ ĐÍCH: một thông điệp, một yêu cầu cụ thể, đúng thời gian chapter quy định.
• ĐỐI TÁC ĐANG TÌM: một ngành nghề hoặc một người cụ thể anh chị muốn được giới thiệu.
• KHÁCH MỜI ĐÃ XÁC NHẬN: đã có tên, ngành nghề, đã gửi link họp và đã nhắc lại trước buổi họp.

2. Thứ Bảy: nhìn lại tuần và chốt mục tiêu

Thứ Bảy là ngày tốt để dừng lại 30 phút. Mở sổ hoặc ứng dụng ghi chép, nhìn lại tuần vừa qua anh chị đã gặp ai, nghe được nhu cầu gì, và ai trong chapter có thể giúp được nhu cầu đó.

Đây cũng là lúc chọn chủ đề cho bài 30 giây tuần tới. Một bài có chủ đích chỉ nói một ý và một yêu cầu, thay vì kể lại cả danh mục sản phẩm.

• RÀ NHU CẦU ĐÃ NGHE: lọc ra 1 đến 2 nhu cầu có thể thành cơ hội cho thành viên khác.
• CHỌN CHỦ ĐỀ 30 GIÂY: một sản phẩm, một loại khách, một câu chuyện.
• CHỌN ĐỐI TÁC CẦN TÌM: một ngành nghề trong Contact Sphere mà anh chị đang thiếu.
• NHẮN MỜI KHÁCH: gửi lời mời tới 2 đến 3 chủ doanh nghiệp phù hợp.

3. Chủ nhật và thứ Hai: chốt bài, chốt khách, chốt hẹn

Chủ nhật dành cho việc viết và tập. Viết bài 30 giây ra giấy, đọc to có bấm giờ, cắt bớt cho đến khi vừa thời gian. Kiểm tra lại cơ hội kinh doanh định trao: đã hỏi ý người được giới thiệu chưa, đã có số điện thoại chưa, họ có sẵn sàng nghe cuộc gọi không.

Thứ Hai là ngày xác nhận. Gọi hoặc nhắn khách mời để xác nhận lần cuối, gửi link họp, hỏi họ có muốn được giới thiệu với ai không. Báo tên, ngành nghề khách mời cho Ban Khách mời để chapter chuẩn bị đón tiếp. Đồng thời hẹn trước 1 đến 2 buổi 1-2-1 trong tuần với những người anh chị muốn hiểu sâu hơn.

• CHỦ NHẬT: viết, tập bài 30 giây có bấm giờ; chuẩn bị nội dung cơ hội kinh doanh hoặc lời chứng thực.
• THỨ HAI: xác nhận khách mời, gửi link họp, báo Ban Khách mời.
• THỨ HAI: hẹn trước 1-2-1 cho tuần, ưu tiên thành viên cùng Contact Sphere.
• TỐI THỨ HAI: kiểm tra camera, micro, ánh sáng, phông nền nếu họp online.

4. Sáng họp và trong buổi họp

Cẩm nang vận hành của BNI yêu cầu Ban điều hành và Ban Khách mời có mặt sớm 15 phút để chào đón khách. Thành viên cũng nên vào sớm, vì phần giao lưu mở đầu buổi họp là lúc kết nối, hẹn 1-2-1 và trò chuyện với khách mời. Vào muộn là bỏ lỡ phần có giá trị nhất về quan hệ.

Trong buổi họp, hãy ghi chép. Mỗi bài 30 giây của người khác là một yêu cầu. Mỗi bài 8 phút là một buổi đào tạo về cách giới thiệu người đó. Anh chị càng ghi nhiều, tuần sau càng dễ trao cơ hội.

• CÓ MẶT SỚM: vào trước giờ bắt đầu, bật camera, chào khách mời của mình.
• TRÌNH BÀY ĐÚNG GIỜ: tôn trọng thời gian, nói đúng yêu cầu đã chuẩn bị.
• GHI YÊU CẦU CỦA NGƯỜI KHÁC: ghi tên, nhu cầu, người có thể phù hợp.
• CHĂM KHÁCH MỜI: giới thiệu khách với thành viên cùng Contact Sphere trong phòng giao lưu.

5. Sau buổi họp: 1-2-1, gọi khách, cảm ơn

Buổi họp kết thúc là lúc công việc thật bắt đầu. Cẩm nang khuyến nghị Ban Khách mời gọi cho khách mời đủ điều kiện trong vòng 24 giờ, tốt nhất là ngay sau buổi họp vài tiếng. Người mời khách cũng nên gọi để hỏi cảm nhận, giải đáp thắc mắc và mời họ quay lại nếu chưa quyết định.

Đừng quên cảm ơn. Cảm ơn người đã trao cho anh chị cơ hội, cảm ơn khách đã dành thời gian, và cập nhật hoạt động của mình lên hệ thống để báo cáo PALMS phản ánh đúng đóng góp của anh chị.

• TRONG NGÀY: gọi khách mời của mình, hỏi ấn tượng và câu hỏi còn băn khoăn.
• TRONG 48 GIỜ: liên hệ những người đã nêu yêu cầu mà anh chị có thể giúp.
• TRONG TUẦN: hoàn thành các buổi 1-2-1 đã hẹn.
• MỖI TUẦN: nhắn lời cảm ơn cụ thể tới ít nhất một người đã giúp mình.

Lỗi hay gặp

• Nghĩ bài 30 giây trong lúc chờ đến lượt, nên nói lan man và quá giờ.
• Mời khách bằng một tin nhắn rồi không xác nhận lại, đến giờ khách không vào.
• Vào họp đúng giờ bắt đầu chương trình, bỏ lỡ phần giao lưu mở.
• Nghe bài của người khác nhưng không ghi chép, tuần sau quên mất ai cần gì.
• Không gọi lại khách mời sau buổi họp, để khách tự nguội dần.

Buổi họp tốt không bắt đầu lúc mở Zoom, nó bắt đầu từ sáng thứ Bảy khi anh chị chọn mình sẽ mang gì đến cho chapter.

Đọc thêm

• 60 giây đầu quyết định tất cả: câu chuyện và lời mở đầu
• BNI: cho đi trước, làm 1-2-1 đúng cách
• Xây dựng uy tín cá nhân từ những việc nhỏ nhất

Chú thích: các ví dụ minh hoạ trong bài giúp dễ hình dung, không phải số liệu của một chapter hay thành viên cụ thể.