Sau một chương trình dài, nhiều người chỉ còn nhớ cảm giác "hình như có tiến bộ" rồi quay lại nếp cũ. Tài liệu làm ra nằm rải rác, không ai gom. Mục tiêu tiếp theo thì nhiều quá, cuối cùng không mục tiêu nào xong.
Tuần cuối này anh chị làm 6 việc: đặt số trước và sau cạnh nhau, nghe đội phản hồi ẩn danh, gom bộ tài liệu của cơ sở, chọn người đầu mối vận hành, lập 1 mục tiêu cho 90 ngày tiếp theo, và tự chấm lần cuối. Hết tuần, anh chị không chỉ khép lại 90 ngày mà còn có đường đi rõ cho chặng sau.
Trong tuần này
- Ngày 85 · Số trước và sau
- Ngày 86 · Nghe đội nói về mình
- Ngày 87 · Bộ tài liệu của cơ sở
- Ngày 88 · Chọn đầu mối vận hành
- Ngày 89 · Kế hoạch 90 ngày tiếp theo
- Ngày 90 · Tốt nghiệp 90 ngày
Ngày 85 · Số trước và sau
Thứ 2 của tuần 13
Vì sao
90 ngày đã gần xong. Cảm giác tiến bộ là tốt, nhưng dễ đánh lừa. Đặt con số trước và sau cạnh nhau cho anh chị thấy thay đổi thật, biết điều gì đã có tác dụng để giữ, điều gì chưa để làm khác.
Làm thế nào
- Lấy số của tháng trước khi bắt đầu chương trình và tháng gần nhất.
- So 6 chỉ số: thu trung bình mỗi lượt, tỷ lệ giảm giá trên doanh thu, tỷ lệ thu từ sản phẩm đi kèm trên tổng thu, tỷ lệ khách được tư vấn thêm đúng chỉ định, số khách có hẹn lại, lợi nhuận tạm tính.
- Khoanh 3 con số thay đổi rõ nhất, kể cả nếu có con số đi xuống.
- Với mỗi con số, ghi 1 việc trong 90 ngày qua đã góp phần tạo ra thay đổi đó.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: tỷ lệ giảm giá từ 15% xuống 6% trên doanh thu, số khách có hẹn lại từ 10 lên 40 mỗi tháng. Việc góp phần: quy tắc giảm giá viết ra ở tuần 7 và câu chuẩn hẹn lại ở tuần 6.
Lỗi hay gặp: Đừng chỉ chọn con số đẹp. Con số không thay đổi hoặc đi xuống cũng là thông tin quý để đặt mục tiêu chặng sau.
Xong khi: Anh chị có 3 con số thay đổi rõ nhất và việc đã tạo ra mỗi thay đổi.
Đo bằng số, không đo bằng cảm giác.
Ngày 86 · Nghe đội nói về mình
Thứ 3 của tuần 13
Vì sao
Người lãnh đạo nhìn thấy mình rõ nhất qua mắt đội ngũ. Phản hồi ẩn danh cho anh chị nghe được những điều mọi người ngại nói thẳng. Lắng nghe mà không phản bác cũng là cách cho đội thấy anh chị đã thay đổi thật.
Làm thế nào
- Phát cho mỗi nhân viên 1 tờ phiếu không ghi tên với 3 câu: Điều anh chị/chủ cơ sở làm tốt hơn trước là gì? Điều em mong anh chị/chủ cơ sở làm thêm? Điều em mong anh chị/chủ cơ sở bớt làm?
- Để một hộp kín, cho mọi người 1-2 ngày để viết và bỏ phiếu.
- Đọc một mình, ở nơi yên tĩnh. Không đoán xem ai viết câu nào.
- Chọn 1 phản hồi làm anh chị suy nghĩ nhất và cảm ơn cả đội trong giao ban.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một phiếu viết "Chị giao việc rõ hơn trước nhiều. Em mong chị nghe hết ý em rồi mới quyết." Câu thứ hai là điều anh chị có thể đưa vào kế hoạch 90 ngày tiếp theo.
Lỗi hay gặp: Lỗi nặng nhất là tìm hiểu ai đã viết câu khó nghe. Chỉ một lần như vậy là đội sẽ không bao giờ nói thật nữa. Ẩn danh phải thật sự ẩn danh.
Xong khi: Anh chị ghi được 1 phản hồi làm mình suy nghĩ nhất.
Muốn thấy mình, hãy nhìn qua mắt đội.
Xem thêm:
Ngày 87 · Bộ tài liệu của cơ sở
Thứ 4 của tuần 13
Vì sao
90 ngày qua anh chị đã làm ra nhiều thứ: câu chuẩn, kịch bản, checklist, quy tắc, quy trình. Nếu để rải rác, chúng sẽ dần bị quên. Gom lại thành 1 bộ thì người mới vào học được ngay, và cơ sở không còn phụ thuộc vào trí nhớ của một người.
Làm thế nào
- Gom vào 1 tập (giấy hoặc thư mục máy tính): câu chuẩn giao tiếp, kịch bản tư vấn thêm, quy tắc giảm giá, quy trình 1 trang của từng vị trí, mẫu ghi xung đột, bảng điều khiển.
- Làm 1 trang mục lục ở đầu tập.
- Đặt tập ở nơi cả đội dễ lấy và giao 1 người giữ cho tập luôn cập nhật.
- Ghi lại tài liệu nào còn thiếu.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: mục lục gồm 8 mục, mỗi mục 1-2 trang. Nhân viên mới tuần đầu chỉ cần đọc 3 mục: câu chuẩn giao tiếp, quy trình vị trí của mình và quy tắc giảm giá.
Lỗi hay gặp: Đừng chờ tài liệu hoàn hảo mới gom. Gom bản đang có trước, sửa dần trong các buổi họp tuần.
Xong khi: Anh chị có ảnh mục lục bộ tài liệu.
Viết ra một lần, người mới học mãi.
Xem thêm:
- Bài đọc: Khi doanh nghiệp thiếu quy trình, điều gì sẽ xảy ra?
- Bài đọc: Doanh nghiệp của bạn đang chạy bằng trí nhớ của ai?
Ngày 88 · Chọn đầu mối vận hành
Thứ 5 của tuần 13
Vì sao
Muốn giảm việc vận hành cho chủ, cần 1 người đứng giữa anh chị và đội. Chọn từ người đã thể hiện tốt nhất trong 90 ngày qua, dựa vào việc họ đã làm, không dựa vào thâm niên hay quan hệ.
Làm thế nào
- Nhìn lại 90 ngày: ai nhận việc và lo đến cùng, ai mang giải pháp đến, ai được đội tôn trọng.
- Chọn 1 người làm đầu mối vận hành, hoặc giao thêm quyền cho người đang làm vai này.
- Viết rõ 3 điều: phạm vi phụ trách, quyền được tự quyết đến đâu, báo cáo gì mỗi tuần.
- Thông báo với cả đội và cho người đầu mối thời gian thử, ví dụ 1 tháng, rồi cùng nhìn lại.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: đầu mối phụ trách lịch hẹn, phân ca, vật tư và giao ban sáng. Được tự quyết đổi ca và đặt vật tư trong hạn mức. Báo cáo bảng tuần và việc cần chủ quyết vào sáng thứ Hai.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là chọn người thân hoặc người lâu năm nhất mà bỏ qua người làm tốt nhất. Đội sẽ thấy và tin ít hơn vào các tiêu chí anh chị đặt ra.
Xong khi: Anh chị ghi được người được chọn và phạm vi đã giao.
Chọn người theo việc đã làm, không theo quan hệ.
Xem thêm:
- Bài đọc: Chủ doanh nghiệp cần làm gì để phát triển lãnh đạo cấp trung
- Video: Làm sao tránh dẫm vào nhau: Vai trò Giám đốc và Quản Lý
Ngày 89 · Kế hoạch 90 ngày tiếp theo
Thứ 6 của tuần 13
Vì sao
Một mục tiêu duy nhất cho 90 ngày tới giúp cả đội tập trung. Đặt nhiều mục tiêu cùng lúc thì việc hằng ngày sẽ nuốt hết, cuối cùng không mục tiêu nào xong. Kèm theo mục tiêu là những hành động dẫn dắt đo được mỗi tuần, để biết mình có đang đi đúng đường không.
Làm thế nào
- Viết 1 mục tiêu quan trọng nhất theo mẫu: từ X lên Y trước ngày Z.
- Chọn 2 hành động dẫn dắt, là việc đội làm được mỗi tuần và đo được, có tác động trực tiếp lên mục tiêu.
- Đưa 2 hành động này vào bảng điểm họp tuần.
- Trình bày mục tiêu với đội và hỏi họ hiểu thế nào, có đồng thuận không.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: mục tiêu "Số khách quay lại mỗi tháng từ 50 lên 80 trước ngày 31/3". Hai hành động dẫn dắt: mỗi khách về đều được hẹn lại, gọi hỏi thăm 20 khách cũ mỗi tuần.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là chọn hành động không đo được như "chăm khách tốt hơn". Hành động dẫn dắt phải đếm được mỗi tuần.
Xong khi: Anh chị có 1 mục tiêu 90 ngày tới và 2 hành động dẫn dắt.
Một mục tiêu, hai hành động, đo mỗi tuần.
Xem thêm:
- Bài đọc: 90 ngày tới: một mục tiêu, hay mười mục tiêu?
- Bài đọc: Kế hoạch 90 ngày cho doanh nghiệp nhỏ: mẫu 1 trang
Ngày 90 · Tốt nghiệp 90 ngày
Thứ 7 của tuần 13
Vì sao
Thay đổi lớn nhất không nằm trong bảng số, mà ở cách anh chị làm việc mỗi ngày: cách giao việc, cách nói chuyện với đội, cách đọc con số. Viết ra để nhớ chặng đường đã đi và giữ những thói quen mới không bị trôi.
Làm thế nào
- Tự chấm lần cuối 10 tiêu chí của chương trình, thang 1-10.
- So với điểm ngày khởi động và các mốc giữa chặng.
- Đọc lại mô tả về người chủ mà anh chị muốn trở thành, đã viết ở tuần đầu. Đánh dấu điều nào đã thành sự thật.
- Viết 3 thói quen anh chị sẽ giữ sau chương trình.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: tiêu chí "có giờ riêng cho việc người chủ" từ 2 lên 8, "đào tạo nhân viên đều đặn" từ 3 lên 7. Thói quen giữ lại: 30 phút việc người chủ mỗi sáng, đọc báo cáo tối, họp tuần đúng giờ.
Lỗi hay gặp: Đừng coi ngày 90 là điểm kết thúc. Nếu ngừng hẳn, các nhịp mới sẽ trôi dần trong vài tuần. Hãy chuyển ngay sang kế hoạch 90 ngày tiếp theo.
Xong khi: Anh chị có điểm 10 tiêu chí lần cuối, so với ngày khởi động.
Kết thúc 90 ngày là bắt đầu một cách làm mới.
Xem thêm:
Cuối tuần: tổng kết và lên kế hoạch
Tuần cuối khép lại với 6 thành quả: 3 con số thay đổi rõ nhất giữa trước và sau, phản hồi ẩn danh của đội, bộ tài liệu của cơ sở có mục lục, người đầu mối vận hành với phạm vi rõ, mục tiêu 90 ngày tiếp theo kèm 2 hành động dẫn dắt, và điểm 10 tiêu chí lần cuối.
Điều đáng giữ nhất sau 90 ngày không phải là một con số, mà là các nhịp đã thành thói quen: giờ riêng cho việc người chủ, giao ban, họp tuần, báo cáo tối, khen và góp ý đúng cách.
Tự kiểm:
- Thay đổi nào trong 90 ngày qua tôi tự hào nhất?
- Có phản hồi nào của đội tôi chưa đồng ý, và vì sao?
- Đội đã hiểu và đồng thuận với mục tiêu 90 ngày tiếp theo chưa?
Anh chị đang làm tới ngày nào?
1. Để lại 1 bình luận: anh chị làm được gì, vướng ở đâu. Coach đọc và trả lời.
2. Chia sẻ bài này cho 1 người bạn đang làm chủ và muốn đội ngũ chủ động hơn.
3. Muốn có thêm 60 bài học thực hành (5 ebook + 30 ngày đồng hành)? Quét mã QR hoặc nhận quà tại đây.
