Kiểm soát công việc không nên đến từ việc hỏi thăm liên tục “đến đâu rồi” — nó nên đến từ một bảng theo dõi công việc mà bất kỳ ai cũng có thể nhìn vào và biết ngay tình trạng thực tế.
Xây dựng bảng trạng thái công việc công khai
Mọi công việc đang thực hiện được phân vào một trong các trạng thái rõ ràng: CHƯA BẮT ĐẦU, ĐANG LÀM, CHỜ DUYỆT, HOÀN THÀNH. Ai cũng có thể nhìn vào bảng này để biết tình trạng, không cần hỏi trực tiếp người phụ trách.
Khi phải hỏi “đến đâu rồi” nhiều lần trong tuần, đó là dấu hiệu hệ thống theo dõi công việc đang thiếu, không phải dấu hiệu nhân viên làm việc chậm.
Nguyên tắc mỗi việc chỉ có một trạng thái, cập nhật bởi người thực hiện
Người trực tiếp làm việc là người cập nhật trạng thái, không phải người quản lý phải đi tìm hiểu và tự cập nhật thay. Điều này vừa giảm tải cho người quản lý, vừa tạo thói quen tự báo cáo cho nhân viên.
3 lợi ích của kiểm soát bằng hệ thống thay vì hỏi thăm
- Tiết kiệm thời gian cho cả hai phía: Không cần dừng công việc để trả lời hoặc đặt câu hỏi lặp lại.
- Phát hiện điểm nghẽn sớm hơn: Nhìn vào bảng, dễ dàng thấy công việc nào bị “kẹt” ở một trạng thái quá lâu.
- Giảm cảm giác bị giám sát của nhân viên: Cập nhật trạng thái chủ động cảm giác khác hẳn với việc liên tục bị hỏi dồn.
Tạo bảng trạng thái công việc cho 1 nhóm trong tuần này
Chọn 1 nhóm hoặc 1 loại công việc, tạo bảng theo dõi với 4 trạng thái cơ bản. Yêu cầu người thực hiện tự cập nhật hàng ngày, quan sát hiệu quả trước khi mở rộng.
Kiểm soát tốt là kiểm soát không cần liên tục can thiệp
Một hệ thống kiểm soát tốt cho phép chủ doanh nghiệp nhìn thấy toàn cảnh trong vài phút, thay vì phải dành hàng giờ hỏi thăm từng người mỗi tuần.
Muốn xây dựng hệ thống kiểm soát công việc hiệu quả cho doanh nghiệp?
Đặt lịch tư vấn 1-1 với Coach Phạm Tùng để thiết kế hệ thống theo dõi công việc phù hợp với doanh nghiệp bạn.
ĐẶT LỊCH TƯ VẤN
