7 bước chuẩn hóa quy trình trong doanh nghiệp

Chuẩn hoá quy trình khác với việc tạo quy trình mới — nó là quá trình hợp nhất nhiều cách làm khác nhau đang tồn tại thành một cách làm thống nhất, tốt nhất có thể.

1 Quan sát cách mỗi người đang thực sự làm

Trước khi thay đổi gì, quan sát CÁCH LÀM THỰC TẾ của từng người đang thực hiện công việc này — thường sẽ phát hiện nhiều biến thể khác nhau, dù cùng một công việc.

2 Tìm điểm chung và cách làm tốt nhất

So sánh các biến thể, xác định phần nào là điểm chung cần giữ, phần nào là cách làm hiệu quả nhất nên áp dụng cho tất cả.

3 Loại bỏ các bước thừa không cần thiết

Nhiều biến thể tồn tại vì các bước thừa đã được thêm vào theo thời gian mà không ai đặt câu hỏi liệu còn cần thiết không.

4 Thống nhất thành một cách làm duy nhất

Quyết định dứt khoát cách làm chuẩn, không để nhiều phiên bản cùng tồn tại song song sau khi đã chuẩn hoá.

5 Viết thành tài liệu rõ ràng

Ghi lại cách làm đã thống nhất thành văn bản cụ thể, dễ tham chiếu — không để nó chỉ tồn tại trong lời nói hoặc thoả thuận miệng.

6 Đào tạo lại toàn bộ theo cách làm mới

Ngay cả người đã quen với cách làm cũ cũng cần được đào tạo lại theo chuẩn mới — không giả định họ tự động chuyển đổi.

7 Giám sát tuân thủ trong giai đoạn đầu

Thói quen cũ dễ quay lại nếu không được nhắc nhở — theo dõi sát trong vài tuần đầu để đảm bảo cách làm mới thực sự được áp dụng.

Chuẩn hoá là dung hoà, không phải áp đặt một chiều

Cách làm chuẩn tốt nhất thường là tổng hợp những gì tốt nhất từ nhiều người, không phải chỉ áp dụng cách của một người duy nhất lên tất cả.