Chủ doanh nghiệp cần làm gì để kiểm soát công việc tốt hơn

Mất kiểm soát công việc thường không phải vì quá nhiều việc — mà vì thông tin về công việc bị phân tán khắp nơi: một phần trong tin nhắn, một phần trong email, một phần chỉ nằm trong đầu ai đó.

Sự phân mảnh thông tin là kẻ thù thầm lặng của kiểm soát

Khi phải tìm kiếm qua nhiều kênh khác nhau để biết một công việc đang ở đâu, CẢM GIÁC MẤT KIỂM SOÁT xuất hiện không phải vì công việc quá khó, mà vì thông tin quá khó tìm.

Không cần thêm công cụ mới để kiểm soát tốt hơn — cần một nơi duy nhất để mọi người biết chính xác nên tìm thông tin ở đâu.

Xây dựng “nguồn thông tin duy nhất” cho mỗi loại công việc

Xác định rõ: mọi thông tin về tiến độ dự án nằm ở đâu, mọi quyết định quan trọng được ghi lại ở đâu — và yêu cầu mọi người tuân thủ nghiêm ngặt, không tạo thêm kênh thông tin song song.

3 bước hợp nhất thông tin đang phân tán

• Liệt kê tất cả các kênh đang được dùng để trao đổi về công việc: Tin nhắn, email, bảng tính, ghi chú giấy — càng nhiều kênh càng dễ thất lạc thông tin.
• Chọn một kênh chính cho mỗi loại thông tin: Quyết định, tiến độ, tài liệu — mỗi loại có một nơi lưu trữ duy nhất.
• Ngừng sử dụng các kênh phụ cho thông tin quan trọng: Chuyển hoàn toàn, không để tình trạng “một nửa ở đây, một nửa ở kia” kéo dài.

Kiểm soát tốt hơn thường đến từ việc đơn giản hoá, không phải thêm công cụ mới

Nhiều chủ doanh nghiệp tìm kiếm phần mềm mới để giải quyết vấn đề kiểm soát — trong khi vấn đề thực sự là quá nhiều nguồn thông tin phân tán, không phải thiếu công cụ.