Ban điều hành chapter: lãnh đạo phục vụ, thấu hiểu và thúc đẩy chứ không làm thay

Nhận một vị trí trong Ban điều hành chapter, nhiều chủ doanh nghiệp vừa tự hào vừa lo. Tự hào vì được tin tưởng. Lo vì công ty mình còn bao việc, giờ lại thêm việc của chapter. Có người lao vào làm hết mọi thứ rồi kiệt sức sau ba tháng. Có người ngại va chạm nên để mọi việc trôi.

Cẩm nang của BNI có một câu rất đáng nhớ: lãnh đạo tốt tạo nên thành viên vĩ đại. Lãnh đạo ở đây không phải là người làm nhiều nhất, mà là người giúp mọi thành viên khác làm tốt phần của mình. Đó là tinh thần lãnh đạo phục vụ.

Bài này giúp anh chị hiểu rõ từng vị trí làm gì, nhịp phối hợp theo tuần ra sao, và cách thúc đẩy người khác mà không phải làm thay họ.

Trong bài: 1. Lãnh đạo phục vụ trong một chapter BNI là gì · 2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ban Thành viên · 3. Tổng Thư ký, Ban Khách mời, Đào tạo, Định hướng và Truyền thông · 4. Nhịp làm việc theo tuần: trước, trong và sau buổi họp · 5. Thấu hiểu và thúc đẩy, không làm thay

1. Lãnh đạo phục vụ trong một chapter BNI là gì

Chapter là một tổ chức tự nguyện. Không ai trả lương cho Ban điều hành, và cũng không ai có quyền ra lệnh cho thành viên. Vì vậy sức ảnh hưởng của người lãnh đạo đến từ sự gương mẫu, sự quan tâm thật và khả năng giúp người khác thành công trong kinh doanh.

Theo cẩm nang vận hành, một Ban điều hành tốt phát triển thành viên qua bốn việc: đào tạo kỹ năng networking, giữ thành viên cam kết với trách nhiệm của mình, có những khoảnh khắc coaching kịp thời, và ghi nhận vinh danh thành tích tốt. Cả bốn việc đều hướng tới người khác, không hướng tới bản thân người lãnh đạo.

• LÀM GƯƠNG TRƯỚC: đúng giờ, có mặt đều, trao cơ hội, mời khách.
• LẮNG NGHE TRƯỚC KHI NHẮC: hỏi thành viên đang gặp khó gì trước khi nói về quy định.
• GIAO VIỆC RÕ: mỗi việc có người phụ trách, thời hạn và kết quả.
• GHI NHẬN CÔNG KHAI: khen đúng người, đúng việc, ngay trong buổi họp.

2. Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ban Thành viên

Chủ tịch giữ cho buổi họp diễn ra đúng lịch trình và đúng giờ, dẫn dắt chapter hướng tới mục tiêu, chủ trì nửa đầu buổi họp Chapter Success Meeting hằng tháng và làm việc thường xuyên với Giám đốc hỗ trợ. Chủ tịch là người tạo năng lượng và hướng đi, không phải người làm thay mọi ban.

Phó Chủ tịch lãnh đạo Ban Thành viên. Đây là vị trí theo dõi dữ liệu của chapter: sự hiện diện, cơ hội kinh doanh trao và nhận, khách mời, 1-2-1, giá trị giao dịch thành công. Phó Chủ tịch báo cáo hằng tuần để vinh danh thành tích, và phân công thành viên Ban Thành viên gọi hỏi thăm những người vắng họp.

Ban Thành viên do Phó Chủ tịch dẫn dắt, thường chia thành bốn vị trí phụ trách. Dù đã phân công, Phó Chủ tịch vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả.

• XÂY DỰNG CHAPTER: quản lý danh sách top 10 ngành nghề chapter cần tìm, gọi điện cho thành viên có vấn đề về hiện diện.
• CHẤT LƯỢNG THÀNH VIÊN: đảm bảo thành viên mới là chuyên gia kinh doanh chất lượng và ngành nghề phù hợp với chapter.
• GẮN KẾT THÀNH VIÊN: theo dõi Đánh giá tháng thứ 7, tìm những thành viên cần hỗ trợ, coaching theo mô hình GROW.
• MỐI QUAN HỆ THÀNH VIÊN: hỗ trợ khi có hiểu lầm, khiếu nại, giúp các bên giải quyết một cách xây dựng.

3. Tổng Thư ký, Ban Khách mời, Đào tạo, Định hướng và Truyền thông

Mỗi vị trí còn lại giữ một mắt xích trong hành trình của khách mời và thành viên. Khi các mắt xích nối với nhau, chapter vận hành trơn tru mà không cần ai phải gồng gánh.

• TỔNG THƯ KÝ: giữ lịch bài 8 phút cho nhiều tuần tới, giới thiệu diễn giả, bấm giờ phần trình bày, theo dõi phí và kỳ gia hạn. Khi biết sớm diễn giả và chủ đề, các ban khác có thời gian mời đúng khách.
• BAN KHÁCH MỜI: tạo ấn tượng đầu tiên cho khách, định hướng khách trước và sau buổi họp, gọi lại cho khách đủ điều kiện trong vòng 24 giờ.
• ĐIỀU PHỐI ĐÀO TẠO: chuẩn bị phần đào tạo networking ngắn mỗi tuần, lên lịch chủ đề theo nhu cầu chapter, có thể phân công thành viên lần lượt trình bày.
• ĐIỀU PHỐI ĐỊNH HƯỚNG: đồng hành cùng thành viên mới qua chương trình Passport to Success, ghép họ với người định hướng phù hợp.
• TRUYỀN THÔNG: nhận lịch, thư mời, chủ đề bài 8 phút và lan toả tới thành viên, khách mời, đối tác đúng thời điểm.

4. Nhịp làm việc theo tuần: trước, trong và sau buổi họp

Chapter mạnh không chờ sát ngày mới làm. Các ban có nhịp chuẩn bị cố định, và cập nhật tiến độ ngắn gọn cho nhau để không bị đứt nhịp.

Ví dụ minh hoạ về một nhịp tuần cho chapter họp sáng thứ Ba: ngay sau buổi họp, Tổng Thư ký xác nhận lịch bài 8 phút của các tuần tới, Phó Chủ tịch chốt danh sách vắng họp. Giữa tuần, nội dung và thư mời bài 8 phút sẵn sàng để Ban Khách mời và Truyền thông triển khai. Trước buổi họp, các ban cùng rà soát khách mời, nội dung đào tạo và số liệu.

• TRƯỚC HỌP: Ban điều hành có mặt sớm 15 phút, kiểm tra kỹ thuật, phòng giao lưu, danh sách khách và phân công báo cáo.
• TRONG HỌP: mỗi vị trí làm đúng phần của mình trong lịch trình, giữ đúng thời gian.
• SAU HỌP: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Tổng Thư ký trao đổi với Giám đốc hỗ trợ; Ban Thành viên họp nhanh 10 đến 15 phút; Ban Khách mời gọi lại khách.
• HẰNG THÁNG: Chapter Success Meeting rà kế hoạch, số liệu và các thành viên cần hỗ trợ.

5. Thấu hiểu và thúc đẩy, không làm thay

Khi một ban chậm việc, phản xạ tự nhiên của người nhiệt tình là nhảy vào làm luôn cho nhanh. Làm vậy một lần thì được, nhưng lặp lại thì ban đó sẽ quen dựa dẫm, và người làm thay sẽ kiệt sức. Nguyên tắc lãnh đạo phục vụ là theo dõi, nhắc nhở và hỗ trợ, nhưng để người phụ trách tự hoàn thành.

Thấu hiểu bắt đầu bằng câu hỏi. Có thể người đó đang bận một đợt hàng lớn, có thể họ chưa biết cách làm, cũng có thể họ đang mất động lực. Mỗi nguyên nhân cần một cách hỗ trợ khác nhau: giãn thời hạn, hướng dẫn, hay một buổi 1-2-1 để kết nối lại với lý do họ nhận vai trò.

• HỎI TRƯỚC: anh chị đang vướng ở đâu, em hỗ trợ được gì.
• CHIA NHỎ: tách việc lớn thành bước nhỏ có thể xong trong một ngày.
• KẾT NỐI NGUỒN LỰC: giới thiệu người đã làm tốt vai trò đó để chia sẻ kinh nghiệm.
• GIỮ CAM KẾT: thống nhất lại thời hạn mới và kiểm tra đúng hẹn.

Lỗi hay gặp

• Chủ tịch hoặc một người nhiệt tình ôm hết việc của các ban, các ban khác dần thụ động.
• Chỉ nhắc quy định mà không hỏi thành viên đang gặp khó khăn gì.
• Đợi đến buổi họp tháng mới xử lý vấn đề, lúc đó thành viên đã rời nhịp.
• Giao việc không có thời hạn và người chịu trách nhiệm rõ ràng.
• Quên ghi nhận những người làm tốt, chỉ lên tiếng khi có lỗi.

Người lãnh đạo chapter giỏi không phải người làm nhiều nhất, mà là người giúp nhiều thành viên khác làm tốt nhất.

Đọc thêm

• Làm thế nào để truyền cảm hứng làm việc cho đội nhóm hiệu quả
• Những bí mật để xây dựng đội nhóm mạnh trong doanh nghiệp
• Bí quyết hoàn thành mục tiêu với 4 bước nâng cao hiệu suất làm việc

Chú thích: các ví dụ minh hoạ trong bài giúp dễ hình dung, không phải số liệu của một chapter hay thành viên cụ thể.