Chủ doanh nghiệp cần làm gì để giảm phụ thuộc vào cá nhân

Giảm phụ thuộc vào cá nhân trở nên cụ thể hơn nhiều khi được đo bằng một con số: có bao nhiêu người cần vắng mặt cùng lúc trước khi một chức năng quan trọng của doanh nghiệp thực sự bị tê liệt?

Tính “chỉ số phụ thuộc” cho từng chức năng quan trọng

Với mỗi chức năng cốt lõi (bán hàng, sản xuất, chăm sóc khách hàng), hỏi: nếu 1 NGƯỜI VẮNG MẶT, chức năng này còn hoạt động được không? Nếu không, chỉ số phụ thuộc là 1 — mức độ rủi ro cao nhất.

Một chức năng có chỉ số phụ thuộc bằng 1 là một quả bom hẹn giờ — chỉ chờ đúng thời điểm người đó vắng mặt để gây ra khủng hoảng.

Mục tiêu: tăng chỉ số phụ thuộc lên tối thiểu 2

Với mỗi chức năng có chỉ số bằng 1, xác định người thứ hai có thể đảm nhận được (dù không hoàn hảo bằng người chính) nếu cần. Đây là bước tối thiểu để không còn một điểm gãy duy nhất.

3 bước tăng chỉ số phụ thuộc

• Xác định người dự phòng cho từng chức năng chỉ số 1: Không cần giỏi ngang người chính, chỉ cần đủ để duy trì hoạt động cơ bản.
• Đào tạo thực hành, không chỉ lý thuyết: Người dự phòng cần thực sự làm thử, không chỉ được giải thích qua loa.
• Kiểm tra định kỳ bằng cách để người chính nghỉ có kế hoạch: Xác nhận người dự phòng thực sự có thể đảm nhận khi cần.

Đo lường cụ thể giúp hành động rõ ràng hơn nhiều so với cảm nhận chung chung

“Cần giảm phụ thuộc vào cá nhân” là mục tiêu mơ hồ — nhưng “tăng chỉ số phụ thuộc từ 1 lên 2 cho 5 chức năng này” là một kế hoạch hành động cụ thể, có thể theo dõi tiến độ.