“Bị công việc chi phối” thực chất là một dấu hiệu cụ thể có thể đo lường được: tỷ lệ thời gian dành cho việc phản ứng (bị động) so với việc chủ động lên kế hoạch. Khi tỷ lệ này lệch quá nhiều về phía phản ứng, cảm giác bị cuốn đi là điều tất yếu.
Kiểm tra lịch làm việc tuần vừa qua
Nhìn lại lịch làm việc 7 ngày gần nhất, phân loại mỗi hoạt động vào một trong hai nhóm: CHỦ ĐỘNG (do chính bạn lên kế hoạch trước) hoặc bị động (phản ứng lại yêu cầu, sự cố, tin nhắn của người khác). Tính tỷ lệ phần trăm.
Nếu hơn 70% thời gian trong tuần là phản ứng lại việc của người khác, bạn không đang điều hành doanh nghiệp — doanh nghiệp đang điều hành bạn.
3 nguồn gốc khiến công việc chi phối chủ doanh nghiệp
- Thiếu quy trình xử lý các tình huống lặp lại: Cùng một loại vấn đề xảy ra nhiều lần nhưng mỗi lần đều được xử lý như một trường hợp khẩn cấp mới.
- Không có thời gian chặn cố định cho công việc chiến lược: Không có ranh giới rõ ràng khiến công việc phản ứng luôn có thể chen ngang.
- Đội ngũ chưa được trao đủ quyền quyết định: Mọi vấn đề, kể cả nhỏ, đều được đẩy lên cho chủ doanh nghiệp xử lý.
Tính tỷ lệ chủ động/bị động của tuần này
Cuối mỗi ngày trong tuần này, dành 2 phút phân loại các hoạt động đã làm. Cuối tuần, tính tỷ lệ và so sánh với mục tiêu tối thiểu 40% thời gian chủ động.
Mục tiêu không phải loại bỏ hoàn toàn việc phản ứng
Một số việc phản ứng là bình thường và cần thiết trong kinh doanh. Mục tiêu là giảm dần tỷ lệ những việc phản ứng lặp lại có thể ngăn ngừa được, để dành nhiều thời gian hơn cho công việc thực sự định hình tương lai doanh nghiệp.
Muốn xây dựng quy trình giảm thời gian phản ứng, tăng thời gian chiến lược?
Đặt lịch tư vấn 1-1 với Coach Phạm Tùng để phân tích và tái cấu trúc cách bạn đang sử dụng thời gian.
ĐẶT LỊCH TƯ VẤN
