Làm sao để doanh nghiệp không phụ thuộc vào cá nhân

Khi một nhân viên lâu năm nghỉ việc, doanh nghiệp thường mất nhiều hơn chỉ một vị trí trống — họ mang theo cả những hiểu biết, mẹo xử lý tình huống chưa từng được ghi lại ở bất kỳ đâu. Đây là “tri thức ngầm” (tacit knowledge) — kiến thức tồn tại trong đầu một người, chưa từng được chuyển hoá thành tài liệu mà người khác có thể tiếp cận.

Vì sao tri thức ngầm là rủi ro lớn nhưng ít được chú ý

Khác với quy trình chính thức đã được viết ra, tri thức ngầm — CÁCH XỬ LÝ TÌNH HUỐNG ĐẶC BIỆT, MẸO NHỎ TỪ KINH NGHIỆM — thường không được nhận ra là rủi ro cho đến khi người sở hữu nó rời đi, và doanh nghiệp mới nhận ra khoảng trống lớn đến mức nào.

Sự phụ thuộc vào cá nhân nguy hiểm nhất không phải là ai làm việc gì — mà là ai biết điều gì mà không ai khác biết.

3 cách chuyển hoá tri thức ngầm thành tài sản chung của doanh nghiệp

• Phỏng vấn có cấu trúc với những nhân sự giàu kinh nghiệm: Đặt câu hỏi cụ thể “Khi gặp tình huống X, bạn thường xử lý như thế nào?” để khai thác những hiểu biết chưa từng được ghi lại.
• Ghi hình lại quá trình thực hiện công việc phức tạp: Đôi khi video hướng dẫn thực tế hiệu quả hơn nhiều so với tài liệu văn bản, đặc biệt với những công việc đòi hỏi thao tác tay hoặc phán đoán trực quan.
• Xây dựng văn hoá chia sẻ kiến thức thường xuyên, không chỉ khi có người sắp nghỉ: Các buổi chia sẻ định kỳ giữa các thành viên đội ngũ giúp tri thức được lan toả tự nhiên, giảm rủi ro tập trung vào một người.

Ưu tiên những vị trí có rủi ro tri thức ngầm cao nhất trước

Không cần tài liệu hoá mọi thứ cùng lúc — bắt đầu với những vị trí mà nếu người đó nghỉ việc đột ngột sẽ gây ra gián đoạn nghiêm trọng nhất cho hoạt động kinh doanh.

Chuyển hoá tri thức ngầm là khoản đầu tư bảo hiểm cho doanh nghiệp

Chi phí bỏ ra để ghi lại tri thức này nhỏ hơn nhiều so với thiệt hại khi mất đi hiểu biết quan trọng một cách đột ngột, không có sự chuẩn bị trước.