Tuần 1/13 · Hiệu quả của người chủ: lấy lại 30 phút mỗi ngày cho việc lớn

Anh chị mở cửa từ sáng, khám, tư vấn, nghe điện thoại, nhắc nhân viên, tìm giấy tờ, tối về mệt rã rời. Vậy mà nhìn lại, việc quan trọng nhất của người chủ như xem số, nghĩ cách tăng khách, dạy người thì vẫn nằm nguyên đó. Không phải anh chị lười. Chỉ là cả ngày bị cuốn vào những việc người khác cũng làm được.

Tuần đầu tiên của chương trình 90 ngày chỉ làm một việc: lấy lại thời gian của người chủ. Mỗi ngày một bài nhỏ, làm trong 10-30 phút. Hết tuần, anh chị sẽ thấy rõ một ngày của mình đang đi đâu, đã giao được ít nhất một việc lặp lại, có khung 30 phút cố định cho việc người chủ, và có bức tranh rõ về cơ sở của mình sau 90 ngày.

Bài này thuộc chương trình “Phát triển năng lực lãnh đạo 90 ngày” dành cho chủ phòng khám, chủ cơ sở dịch vụ. Mỗi ngày 1 chủ đề, 1 việc nhỏ làm ngay với người thật, việc thật. Đọc mục của ngày hôm nay, làm đúng phần “Làm thế nào” là đủ. Ghi kết quả mỗi ngày vào Sổ Làm Việc 90 Ngày hoặc một cuốn sổ riêng.

Ngày 01 · Chụp ảnh 1 ngày làm việc

Thứ 2 của tuần 1

Vì sao

Không đo thì không đổi được. Phần lớn chủ cơ sở nghĩ mình bận vì chuyên môn, vì khám, vì làm dịch vụ. Nhưng khi ghi lại từng khoảng thời gian, nhiều người giật mình: rất nhiều giờ trôi vào nghe điện thoại, tìm đồ, nhắc việc, trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại. Đó là những việc người khác làm được nếu được dạy.

Làm thế nào

Chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ hoặc ghi chú trên điện thoại, để ngay cạnh chỗ làm việc.
Đặt báo thức nhắc mỗi 30 phút một lần trong suốt giờ làm.
Mỗi lần báo thức kêu, ghi 1 dòng: vừa rồi mình làm việc gì. Ghi cả việc nhỏ như nghe máy, tìm hồ sơ, nhắc nhân viên.
Cuối ngày chụp lại trang sổ, chưa cần đánh giá, chỉ cần ghi đủ và trung thực.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một chủ phòng khám làm việc 10 tiếng, ghi được 20 dòng. Đọc lại thấy chỉ khoảng 12 dòng là khám và tư vấn, còn 8 dòng là nghe điện thoại hỏi giá, tìm sổ hẹn, nhắc lễ tân nhập phiếu.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là để cuối ngày mới ghi lại theo trí nhớ. Khi đó mình chỉ nhớ việc lớn và quên hết việc vặt, mà việc vặt mới là chỗ thời gian bị rò. Ghi ngay lúc báo thức kêu.

Xong khi: Anh chị có một trang sổ ghi đủ các mốc 30 phút của một ngày làm việc thật.

Không đo thì không đổi được.

Xem thêm:

Ngày 02 · Việc chỉ người chủ làm được

Thứ 3 của tuần 1

Vì sao

Thời gian của người chủ, nhất là người chủ kiêm chuyên môn chính, là tài sản đắt nhất của cơ sở. Mỗi giờ anh chị làm việc của lễ tân là mất đi một giờ khám, một giờ tư vấn, hoặc một giờ dạy đội. Muốn giao việc, trước hết phải phân loại được việc.

Làm thế nào

Lấy trang sổ ghi hôm qua, đọc lại từng dòng.
Đánh dấu A cho việc chỉ anh chị làm được (chẩn đoán, quyết định chuyên môn, quyết định lớn).
Đánh dấu B cho việc nhân viên làm được nếu được dạy, và C cho việc có thể bỏ hẳn.
Đếm số việc A, B, C và ghi lại con số.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: trong 20 dòng hôm qua có 10 việc A, 8 việc B như gọi nhắc lịch, báo giá dịch vụ thông thường, kiểm vật tư, và 2 việc C như lướt nhóm chat không liên quan.

Lỗi hay gặp: Nhiều người đánh dấu gần hết là A vì nghĩ “chỉ mình làm mới chuẩn”. Hãy tự hỏi: nếu có người được dạy kỹ 1 tuần, họ có làm được 80% như mình không? Nếu có, đó là việc B.

Xong khi: Anh chị có con số rõ ràng: bao nhiêu việc A, bao nhiêu việc B, bao nhiêu việc C.

Việc người khác làm được thì đừng giữ cho mình.

Xem thêm:

Ngày 03 · Chuyển giao 1 việc nhỏ

Thứ 4 của tuần 1

Vì sao

Ủy quyền bắt đầu từ việc nhỏ. Giao một việc nhỏ cho chắc, cho đến nơi đến chốn, còn hơn giao năm việc một lúc rồi thấy không ổn lại tự làm hết. Mỗi việc giao được là một khoảng thời gian anh chị lấy lại mỗi ngày.

Làm thế nào

Chọn 1 việc nhóm B lặp lại hằng ngày, ví dụ gọi báo kết quả, nhắc lịch hẹn, kiểm tra vật tư cuối ngày.
Chọn 1 nhân viên phù hợp và giao hẳn từ hôm nay, không giao “thử”.
Nói rõ cách làm, làm mẫu một lần, và hẹn khi nào họ báo lại kết quả.
Ghi vào sổ: tên việc, người nhận, giờ báo lại.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: chủ một spa giao việc gọi nhắc lịch ngày mai cho bạn lễ tân, làm lúc 16:00 mỗi ngày, gọi xong nhắn chủ một dòng “đã nhắc 8 khách, 1 khách xin dời”.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là giao xong lại đứng cạnh sửa từng câu, hoặc thấy chậm là giành lại làm. Chấp nhận tuần đầu nhân viên làm chưa hay bằng mình, góp ý sau, đừng làm hộ.

Xong khi: Anh chị ghi được tên việc đã giao và tên người đang chịu trách nhiệm việc đó.

Giao 1 việc cho chắc hơn giao 5 việc rồi tự làm.

Xem thêm:

Bài đọc: Chủ doanh nghiệp cần làm gì để ủy quyền hiệu quả
Bài đọc: Chủ doanh nghiệp nên làm gì thay vì "ôm việc"?

Ngày 04 · 30 phút giờ vàng của người chủ

Thứ 5 của tuần 1

Vì sao

Nếu không chặn lịch, việc khẩn cấp sẽ luôn ăn hết việc quan trọng. Người chủ cần một khoảng giờ cố định để nhìn số, nghĩ cách, dạy người. Không có khoảng giờ đó, cơ sở chỉ chạy theo quán tính, và anh chị mãi là người làm thuê giỏi nhất của chính mình.

Làm thế nào

Chọn 1 khung 30 phút cố định mỗi ngày, ví dụ 7:00-7:30 trước giờ mở cửa, hoặc khung giờ thường vắng khách.
Ghi vào lịch và sổ là GIỜ NGƯỜI CHỦ, báo cho đội biết khung này không làm phiền trừ việc khẩn.
Hôm nay dùng trọn 30 phút đó: không khám, không nghe điện thoại, tắt thông báo.
Ghi lại trong 30 phút đó anh chị đã làm gì.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một chủ nha khoa chọn 13:00-13:30. Ngày đầu dùng 30 phút để xem lại số khách tuần trước và viết ra 2 việc muốn dạy lễ tân.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là chọn khung giờ quá lý tưởng rồi bỏ sau hai ngày. Hãy chọn giờ thực tế nhất, và nếu bị phá thì dời trong cùng ngày chứ không bỏ.

Xong khi: Anh chị có khung giờ cố định và đã dùng 30 phút hôm nay cho một việc người chủ cụ thể.

Không chặn lịch thì việc gấp sẽ ăn hết việc lớn.

Xem thêm:

Ngày 05 · 3 việc quan trọng mỗi sáng

Thứ 6 của tuần 1

Vì sao

Ngày nào cũng có cả chục việc chờ, nhưng thường chỉ 3 việc tạo ra khác biệt thật. Chọn trước khi mở cửa thì cả ngày có hướng, không bị cuốn theo điện thoại và khách vãng lai. Cuối ngày đánh dấu lại giúp anh chị thấy mình hay bị việc gì chen ngang.

Làm thế nào

Trước giờ mở cửa, viết 3 việc quan trọng nhất hôm nay vào sổ, không tính việc chuyên môn thường ngày.
Sắp xếp thứ tự: việc nào làm trước, làm vào lúc nào trong ngày.
Làm ít nhất 1 việc trong khung giờ vàng đã chọn hôm qua.
Cuối ngày đánh dấu việc nào xong, việc nào chưa và ghi lý do.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: 3 việc của một chủ phòng khám hôm nay là gọi lại 2 khách phàn nàn tuần trước, xem bảng giá dịch vụ mới, dạy bạn lễ tân cách báo giá gói khám. Cuối ngày xong 2 việc.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là ghi những việc quá to như “tăng doanh thu”. Viết việc làm được trong 15-45 phút, có động từ rõ: gọi, viết, kiểm tra, dạy.

Xong khi: Anh chị có danh sách 3 việc đã chọn sáng nay và biết cuối ngày xong được mấy việc.

Chọn 3 việc trước khi ngày chọn thay mình.

Xem thêm:

Ngày 06 · Hẹn lại thay vì nhận ngay

Thứ 7 của tuần 1

Vì sao

Người chủ cả nể thường nhận hết mọi việc ngay lúc được nhờ, rồi tối về ôm một đống việc dở. Người chủ chín chắn biết nói: để tôi sắp xếp, rồi quyết khi có đủ thông tin. Hẹn lại không phải là né tránh, mà là cho mình thời gian để quyết đúng.

Làm thế nào

Hôm nay khi có ai nhờ hay hỏi một việc không gấp, đừng trả lời ngay.
Nói một câu rõ ràng: “Để anh/chị sắp xếp, chiều nay anh/chị trả lời em.”
Ghi việc đó vào sổ kèm giờ đã hẹn trả lời.
Giữ đúng hẹn. Đến giờ, trả lời dứt khoát: đồng ý, từ chối, hoặc giao cho người khác.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: nhân viên xin nghỉ đột xuất thứ Bảy. Thay vì gật ngay rồi lo thiếu người, chủ cơ sở hẹn 17:00 trả lời, xem lịch khách, rồi đồng ý kèm điều kiện tìm người đổi ca.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là hẹn lại rồi quên, khiến nhân viên nghĩ chủ đang né. Hẹn lại chỉ có giá trị khi giữ đúng giờ đã hẹn.

Xong khi: Anh chị đã có ít nhất 1 lần hẹn lại thay vì nhận ngay, và đã trả lời đúng hẹn.

Hẹn lại để quyết đúng, không phải để né.

Xem thêm:

Bài đọc: Nghệ thuật nói "Không" mà không cảm thấy tội lỗi
Bài đọc: Ma trận Eisenhower: Cách phân biệt việc "Khẩn cấp" và việc "Quan trọng"

Ngày 07 · Chân dung cơ sở sau 90 ngày

Chủ nhật của tuần 1

Vì sao

Không có đích thì 90 ngày trôi qua mà không biết mình tiến được bao xa. Một bức tranh rõ ràng giúp anh chị biết mỗi tuần nên ưu tiên điều gì, và giúp mình không bỏ cuộc khi tuần nào đó quá bận. Hôm nay là ngày tổng kết tuần đầu, cũng là ngày vẽ đích.

Làm thế nào

Mở trang đầu sổ ghi chép của chương trình, ngồi yên 15 phút ở chỗ không ai làm phiền.
Hoàn thành câu 1: “Sau 90 ngày, một ngày làm việc của tôi là…”
Hoàn thành câu 2: “Đội của tôi…” và câu 3: “Con số của cơ sở tôi…”
Đọc lại 6 bài đã làm trong tuần, ghi 1 điều mình đã thay đổi được.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: “Sau 90 ngày, tôi có 1 tiếng mỗi sáng không bị gọi. Đội tôi tự giao ban và tự gọi nhắc khách. Tôi biết mỗi tuần cơ sở thu bao nhiêu, lãi bao nhiêu.”

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là viết chung chung như “cơ sở phát triển tốt hơn”. Viết sao cho người ngoài đọc vào cũng hình dung được cảnh đó, có việc cụ thể, có con số anh chị muốn đạt.

Xong khi: Anh chị có 3 câu chân dung sau 90 ngày viết ở trang đầu sổ.

Biết đích thì mỗi tuần mới biết đi hướng nào.

Xem thêm:

Bài đọc: Cách thiết lập bản đồ tầm nhìn (Vision Board) thực tế, không sáo rỗng

Cuối tuần: tổng kết và lên kế hoạch

Cuối tuần 1, anh chị tự kiểm 4 thành quả: một trang sổ chụp lại 1 ngày làm việc, con số việc A, B, C của chính mình, ít nhất 1 việc lặp lại đã giao hẳn cho nhân viên, và một khung 30 phút giờ người chủ dùng được ít nhất 4 trên 6 ngày. Thêm 3 câu chân dung sau 90 ngày ở trang đầu sổ. Không cần hoàn hảo. Chỉ cần thấy rõ thời gian của mình đi đâu là anh chị đã bước sang vai người chủ.

Tự kiểm:

Việc nào trong tuần này chiếm thời gian của tôi nhiều nhất mà đáng lẽ người khác làm được?
Khung giờ người chủ của tôi bị phá mấy lần, và điều gì phá nó?
Việc tôi đã giao có còn chạy khi tôi không nhắc không?

Tuần 2 →