Tăng trưởng chapter lên 35 thành viên: mỗi tuần một khách mời, mỗi tuần một người gia nhập

Một chapter nhỏ có cái ấm của một gia đình, ai cũng biết nhau. Nhưng nó cũng có một nỗi buồn thầm lặng: mỗi tuần nhìn quanh phòng họp vẫn là những gương mặt ấy, cơ hội kinh doanh trao qua lại cứ quanh quẩn trong vài ngành, và khi một người vắng, cả buổi họp như hụt hơi.

Chapter đông hơn không chỉ là chuyện con số đẹp. Mỗi thành viên mới mang theo một mạng lưới mới, một tệp khách mới, những cơ hội mới cho tất cả mọi người. Tài liệu đào tạo về trải nghiệm khách mời của BNI tóm gọn lý do khách mời quan trọng bằng ba chữ: năng lượng, sự gắn kết và doanh thu.

Bài này dành cho các chapter đặt mục tiêu 35 thành viên. Con số 35 không đến từ may mắn, mà đến từ hai thói quen rất đều: mỗi thành viên mời một khách mỗi tuần, và chapter kết nạp một thành viên mỗi tuần.

Trong bài: 1. Đặt mục tiêu thành nhịp tuần, không để thành khẩu hiệu · 2. Top 10 ngành nghề theo Contact Sphere · 3. Trải nghiệm khách mời: đón như đón khách quý · 4. Chuyển đổi khách mời thành thành viên · 5. Chapter Success Meeting và đo bằng PALMS

1. Đặt mục tiêu thành nhịp tuần, không để thành khẩu hiệu

Mục tiêu 35 thành viên nghe xa, nhưng khi chia nhỏ thì rất rõ. Nếu mỗi tuần kết nạp được một thành viên, chapter có thể tăng thêm vài thành viên mỗi tháng. Để có một người gia nhập mỗi tuần, chapter cần đủ khách mời phù hợp mỗi tuần. Và để có đủ khách mời, mỗi thành viên cần mời ít nhất một chủ doanh nghiệp mỗi tuần.

Cẩm nang vận hành của BNI lưu ý về tăng trưởng ròng: chapter cần tăng ròng ít nhất một thành viên mỗi tháng chỉ để giữ quy mô, và ít nhất hai để thực sự phát triển. Nghĩa là song song với kết nạp, chapter phải giữ được thành viên hiện có. Tăng trưởng và chăm sóc là hai mặt của cùng một việc.

• MỖI THÀNH VIÊN: 1 khách mời là chủ doanh nghiệp phù hợp mỗi tuần.
• MỖI TUẦN: chapter kết nạp 1 thành viên mới.
• MỖI THÁNG: tăng trưởng ròng dương, có nghĩa là số vào nhiều hơn số rời.
• MỖI NGÀY: Ban điều hành nhắc, ghi nhận và hỗ trợ những người đang mời khách.

2. Top 10 ngành nghề theo Contact Sphere

Mời khách sẽ hiệu quả hơn khi cả chapter biết đang cần ngành nào. Cẩm nang vận hành gợi ý cách tốt nhất là nhìn vào Contact Sphere của các thành viên hiện tại: ngành nào đã có một hai người thì ưu tiên bổ sung để hỗ trợ họ trước, sau đó xây đều từng Contact Sphere.

Cẩm nang cũng nêu một hình dung rất truyền cảm hứng: nếu chapter xây được 6 Contact Sphere, mỗi nhóm 8 thành viên, quy mô sẽ lên tới 48 người. Phần lớn cơ hội kinh doanh trong chapter đến từ chính các thành viên cùng Contact Sphere. Vì vậy Top 10 ngành nghề không chỉ là danh sách tuyển người, mà là bản đồ để mỗi thành viên có thêm đối tác.

Ví dụ minh hoạ: một chapter có sẵn kiến trúc sư và nhà thầu xây dựng. Top 10 ngành nghề tuần này sẽ ưu tiên nội thất, điện nước, môi giới bất động sản, ngân hàng cho vay mua nhà, để hoàn thiện nhóm ngành nhà ở.

• LIỆT KÊ: thành viên hiện có theo từng Contact Sphere.
• CHỌN ƯU TIÊN: những ngành bổ trợ cho Contact Sphere đã có một hai người.
• TRUYỀN THÔNG: nhắc Top 10 ngành nghề trong buổi họp, nhóm Zalo và slide mỗi tuần.
• CẬP NHẬT: khi có người gia nhập, thay ngành mới vào danh sách.

3. Trải nghiệm khách mời: đón như đón khách quý

Tài liệu The Visitor Red Carpet Experience của BNI nêu sáu yếu tố của một trải nghiệm khách mời thành công: mời, gọi điện trước buổi họp, giao lưu mở, định hướng, buổi họp và gọi lại sau buổi họp. Thiếu một bước, khách dễ đến một lần rồi thôi.

Cuộc gọi trước buổi họp nghe nhỏ nhưng rất quan trọng. Người mời hỏi khách đã có link họp chưa, có muốn được giới thiệu với ai không, có muốn rủ thêm ai đi cùng không. Một câu hỏi như vậy khiến khách thấy mình được chờ đón, không phải được điểm danh.

• TRƯỚC HỌP: gọi xác nhận, gửi link, hỏi khách muốn gặp ngành nào.
• ĐẦU BUỔI: Ban Khách mời đón riêng, nói ngắn gọn về những gì sẽ diễn ra.
• TRONG BUỔI: giới thiệu khách với thành viên cùng Contact Sphere.
• CUỐI BUỔI: định hướng khách trong phòng riêng, giải đáp và hướng dẫn quy trình đăng ký.

4. Chuyển đổi khách mời thành thành viên

Cả cẩm nang vận hành và tài liệu trải nghiệm khách mời đều nhấn mạnh việc gọi lại trong vòng 24 giờ, tốt nhất là chỉ vài tiếng sau buổi họp. Mục đích không phải để chốt bằng được, mà để hỏi cảm nhận, giải đáp băn khoăn và xác định bước tiếp theo.

Nếu khách đã nộp đơn, chúc mừng và cho họ biết Ban Thành viên sẽ liên hệ. Nếu khách chưa nộp, hỏi họ còn câu hỏi gì, có muốn cùng xem đơn đăng ký không, hoặc mời dự thêm một buổi. Nếu khách thấy chưa phù hợp, cảm ơn chân thành và giữ quan hệ, vì họ vẫn có thể là khách hàng hoặc người giới thiệu.

• GỌI TRONG 24 GIỜ: người mời và Ban Khách mời cùng chăm sóc, không bỏ lửng.
• HỎI CẢM NHẬN: phần nào trong buổi họp anh chị thấy giá trị nhất.
• GỠ BĂN KHOĂN: thời gian, chi phí, cách tạo ra kết quả; mời thành viên phù hợp chia sẻ trải nghiệm thật.
• MỜI LẦN HAI: nếu chưa quyết, mời dự thêm và khuyến khích rủ thêm một người đi cùng.

5. Chapter Success Meeting và đo bằng PALMS

Mỗi tháng, chapter có buổi Chapter Success Meeting, thường vào tuần thứ nhất hoặc thứ hai. Đây là lúc Ban điều hành rà kế hoạch tháng trước, số khách mời đã đến, số khách đã nộp đơn, số khách cần chăm sóc thêm, số thành viên mới và thành viên rời đi, rồi đặt kế hoạch tháng tới.

Dữ liệu cho buổi họp này đến từ báo cáo PALMS hằng tuần: ai có mặt, vắng, đi trễ, nghỉ có phép hay cử người đi thay, cùng các hoạt động như khách mời, 1-2-1, cơ hội kinh doanh. Báo cáo cần được nhập trong vòng 48 giờ sau buổi họp. Số liệu nhập đúng hạn thì Chapter Traffic Lights mới phản ánh đúng sức khoẻ của chapter.

• SỐ KHÁCH MỜI MỖI TUẦN: so với số thành viên để biết bao nhiêu người đang mời.
• TỶ LỆ CHUYỂN ĐỔI: bao nhiêu khách nộp đơn và được kết nạp.
• TĂNG TRƯỞNG RÒNG: số vào trừ số rời trong tháng.
• AI ĐANG MỜI ĐỀU: ghi nhận công khai để lan toả thói quen.

Lỗi hay gặp

• Chỉ nói mục tiêu 35 trong buổi họp mà không chia thành việc của từng thành viên mỗi tuần.
• Mời khách không đúng ngành chapter đang cần, hoặc trùng ngành thành viên hiện có.
• Mời bằng một tin nhắn rồi không gọi xác nhận trước buổi họp.
• Không ai gọi lại khách trong 24 giờ, để khách tự quên.
• Chỉ lo kết nạp mà quên giữ thành viên cũ, tăng trưởng ròng vẫn bằng không.

Chapter 35 thành viên được xây bằng những tuần rất bình thường, khi mỗi người đều đặn mời một chủ doanh nghiệp và mỗi khách đều được đón như khách quý.

Đọc thêm

• Bạn đã có nhóm đối tác cùng tệp khách chưa?
• 5 bước giúp doanh nghiệp phát triển bền vững
• Danh bạ của bạn đang ngủ quên: lập danh sách 100 người

Chú thích: các ví dụ minh hoạ trong bài giúp dễ hình dung, không phải số liệu của một chapter hay thành viên cụ thể.