Ai từng mời khách đến BNI đều biết cảm giác này: hẹn mãi mới có người nhận lời, đến sáng họp thì họ báo bận. Hoặc họ đến, ngồi nghe lịch sự, rồi biến mất sau buổi họp. Mình thấy ngại, lần sau không muốn mời nữa.
Phần lớn những lần như vậy không phải vì anh chị mời dở. Thường là vì mình mời theo cảm tính: nghĩ đến ai thì mời người đó, nói “anh đến networking cho vui”, rồi không chăm sóc gì trước và sau buổi họp.
Mời khách là một quy trình có thể học được. Bài này đi qua từng bước: chọn đúng người, mời đúng cách, xác nhận trước họp và chăm khách sau họp, để mỗi lời mời của anh chị có trọng lượng hơn.
Trong bài: 1. Khách mời đúng là ai · 2. Đúng người, đúng lúc, đúng nhu cầu: bộ lọc 3 câu hỏi · 3. Kịch bản mời qua điện thoại và tin nhắn · 4. Trước buổi họp: xác nhận và kết nối trước · 5. Sau buổi họp: gọi lại trong 24 giờ, tốt nhất là 2 giờ
1. Khách mời đúng là ai
Cẩm nang vận hành chapter của BNI phân biệt rõ hai nhóm. Khách mời là một chuyên gia kinh doanh có thể hưởng lợi từ việc nhận thêm cơ hội kinh doanh và có thể trở thành thành viên nếu ngành nghề còn trống. Khách thăm là người đến xem nhưng không phải ứng viên, ví dụ người làm công ăn lương không phụ thuộc vào doanh số, người đã nghỉ hưu, hoặc người sống ngoài khu vực của chapter.
Khách thăm vẫn được chào đón, vẫn có thể là nguồn cơ hội cho thành viên. Nhưng nếu mục tiêu của chapter là tăng thành viên, thì lời mời của anh chị nên ưu tiên người có thể trở thành đối tác lâu dài.
- KINH DOANH CHỦ ĐỘNG: Họ là người trực tiếp kéo doanh thu cho doanh nghiệp, không chỉ làm công ăn lương.
- CẦN KHÁCH HÀNG MỚI: Họ đang muốn mở rộng tệp khách.
- SỐNG NHỜ GIỚI THIỆU: Mô hình kinh doanh của họ phù hợp với giới thiệu truyền miệng.
- CÓ KHẢ NĂNG TRAO GIÁ TRỊ: Họ có mạng lưới, có khách hàng để giới thiệu ngược lại.
- MỞ LÒNG KẾT NỐI: Họ không ngại gặp người mới, hiểu quan hệ là một phần của kinh doanh.
2. Đúng người, đúng lúc, đúng nhu cầu: bộ lọc 3 câu hỏi
Trước khi nhấc máy, anh chị dành một phút tự hỏi ba câu. Nếu trả lời được cả ba, lời mời sẽ tự nhiên và có lý do rõ ràng. Nếu không trả lời được câu thứ ba, hãy tìm hiểu thêm về họ trước khi mời.
- ĐÚNG NGƯỜI: Người này có đang phát triển kinh doanh không?
- ĐÚNG LÚC: Họ có đang cần mở rộng mối quan hệ, ví dụ vừa mở chi nhánh, ra sản phẩm mới, hay đang thiếu khách?
- ĐÚNG NHU CẦU: Mình có thể giới thiệu họ với ai trong chapter?
Ví dụ minh hoạ: mời một chủ spa, anh chị nghĩ trước rằng họ sẽ hợp với thành viên làm thẩm mỹ, phòng khám hay phòng tập trong chapter. Khi đó lời mời có một lý do cụ thể, không phải vì “nể” anh chị.
3. Kịch bản mời qua điện thoại và tin nhắn
Lời mời hiệu quả bán giải pháp, không bán buổi họp. Câu “anh đến networking nhé” thường không khiến ai hứng thú. Câu hỏi về nỗi đau của họ thì có.
Một lời mời tốt có ba bước: chạm đúng nhu cầu, gắn với lợi ích, tạo kỳ vọng rõ ràng. Anh chị nên gọi điện trước, tin nhắn chỉ để nhắc lại thông tin.
- CHẠM NHU CẦU: Hỏi về việc họ đang muốn phát triển.
- GẮN LỢI ÍCH: Nói rõ họ sẽ gặp những ai, vì sao hợp với họ.
- KỲ VỌNG RÕ: Thời gian, hình thức, họ sẽ được làm gì trong buổi họp.
Gọi điện: “Anh đang muốn mở rộng thêm khách doanh nghiệp đúng không? Sáng thứ [ngày] em có buổi gặp nhóm chủ doanh nghiệp, ở đó mỗi người giúp nhau tìm khách. Có một anh làm xây dựng và một chị làm bất động sản em nghĩ rất hợp với ngành của anh. Anh đến trải nghiệm một lần, em tin sẽ có giá trị.” Tin nhắn sau cuộc gọi: “Em gửi anh thông tin buổi gặp sáng [ngày], [giờ], [địa điểm hoặc link]. Anh được giới thiệu về doanh nghiệp mình khoảng [số] giây, anh chuẩn bị giúp em vài câu nhé.”
4. Trước buổi họp: xác nhận và kết nối trước
Một trong những tài liệu đào tạo của BNI về trải nghiệm khách mời liệt kê 6 yếu tố: mời, gọi trước buổi họp, giao lưu mở, định hướng, tham dự và gọi lại sau buổi họp. Cuộc gọi trước buổi họp là bước hay bị bỏ qua nhất, và cũng là bước giữ chân khách tốt nhất.
Gọi hoặc nhắn hôm trước buổi họp. Mục đích không chỉ là nhắc lịch, mà là giúp khách cảm thấy họ được chờ đợi.
- Hỏi khách đã có địa chỉ hoặc link họp chưa.
- Xin khách một ảnh chân dung và giới thiệu ngắn để Ban Khách mời chuẩn bị.
- Hỏi khách muốn được giới thiệu với ai trong chapter.
- Hỏi khách có muốn rủ thêm ai đi cùng không.
- Báo trước cho 2 đến 3 thành viên phù hợp để họ chủ động chào khách.
“Mai mình gặp nhau lúc [giờ] anh nhé. Em gửi lại link. Trong chapter có anh [ngành] và chị [ngành], em đã nói trước với hai người, anh muốn gặp thêm ai thì nhắn em.”
5. Sau buổi họp: gọi lại trong 24 giờ, tốt nhất là 2 giờ
Cẩm nang CORE hướng dẫn Ban Khách mời gọi điện cho những khách mời đủ điều kiện gia nhập trong vòng 24 tiếng sau buổi họp, tốt nhất là 2 tiếng sau khi họp. Nội dung cuộc gọi: hỏi ấn tượng của họ về buổi họp, giải đáp thắc mắc, và nếu thấy phù hợp mà họ chưa quyết, mời họ tham dự lần nữa vào tuần sau, có thể rủ thêm một người đi cùng.
Người mời khách cũng nên gọi, vì anh chị là người khách tin nhất trong phòng. Ban Khách mời lo phần quy trình, còn anh chị lo phần tình cảm. Một cuộc gọi 5 phút trong buổi sáng hôm đó thường có tác dụng hơn một tin nhắn dài ba ngày sau.
- Cảm ơn khách đã dành thời gian.
- Hỏi một câu mở: “Anh thấy phần nào hợp với doanh nghiệp mình nhất?”
- Giải đáp thắc mắc, không ép quyết định.
- Nếu khách chưa sẵn sàng, mời quay lại tuần sau và hẹn 1-2-1 với một thành viên phù hợp.
- Báo lại kết quả cuộc gọi cho Ban Khách mời.
“Cảm ơn anh sáng nay đã đến. Anh thấy buổi họp thế nào, phần nào hợp với doanh nghiệp mình nhất? Nếu anh muốn, em hẹn anh cà phê với anh [ngành] trong tuần này để hai người nói chuyện kỹ hơn.”
Lỗi hay gặp
- Mời cho đủ số: người quen xã giao, người chưa rõ làm gì, người đi cho vui.
- Mời bằng câu “đến networking nhé” mà không nói khách được lợi gì.
- Không xác nhận trước, sáng họp mới hỏi khách có đến không.
- Khách đến nhưng không ai được báo trước để chào đón và kết nối.
- Chờ vài ngày mới gọi lại, lúc ấy cảm xúc tích cực của buổi họp đã nguội.
Mời đúng người, lời mời tự nhiên, chăm khách trong 24 giờ.
- Lập danh sách 10 chủ doanh nghiệp anh chị quen, chấm từng người theo bộ lọc 3 câu hỏi, chọn 1 người phù hợp nhất.
- Gọi mời người đó bằng kịch bản 3 bước, và ghi sẵn tên 2 thành viên anh chị sẽ giới thiệu cho họ.
- Đặt nhắc lịch trên điện thoại: gọi xác nhận hôm trước buổi họp và gọi cảm ơn trong 2 giờ sau buổi họp.
Đọc thêm
Anh chị đang vướng ở bước nào?
1. Để lại 1 bình luận bên dưới, Coach đọc và trả lời.
2. Chia sẻ bài này vào nhóm chapter của anh chị.
3. Muốn được kèm 1-1? Đặt lịch trao đổi với Coach Phạm Tùng.
Chú thích: các ví dụ minh hoạ trong bài giúp dễ hình dung, không phải số liệu của một chapter hay thành viên cụ thể.
