Nhiều nỗ lực hệ thống hoá thất bại vì cố gắng làm mọi thứ cùng lúc — tạo ra hàng trăm trang tài liệu mà không ai thực sự đọc hoặc sử dụng. Hệ thống hoá hiệu quả cần thứ tự ưu tiên rõ ràng.
Ưu tiên theo tần suất × mức độ ảnh hưởng
Quy trình nào diễn ra THƯỜNG XUYÊN NHẤT và ảnh hưởng lớn nhất đến chất lượng hoặc doanh thu nên được hệ thống hoá trước — không phải quy trình phức tạp nhất hay thú vị nhất để viết ra.
Tài liệu sống, không phải tài liệu chết
Một tài liệu quy trình không được cập nhật sau khi viết chỉ vài tháng sẽ nhanh chóng trở nên vô dụng, thậm chí gây hại vì hướng dẫn sai cách làm hiện tại.
Người thực sự sử dụng quy trình hàng ngày nên là người cập nhật tài liệu, không phải một bộ phận riêng biệt viết ra rồi không ai chỉnh sửa lại.
3 bước bắt đầu hệ thống hoá không quá tải
- Chọn 1 quy trình quan trọng nhất để bắt đầu: Không cố gắng hệ thống hoá toàn bộ doanh nghiệp trong một đợt.
- Ghi lại bằng hình thức đơn giản nhất có thể: Danh sách kiểm tra ngắn gọn thường hiệu quả hơn tài liệu dài dòng chi tiết.
- Kiểm tra bằng cách để người khác thử làm theo: Nếu người chưa biết quy trình có thể làm theo tài liệu mà không cần hỏi thêm, tài liệu đó đạt yêu cầu.
Chọn quy trình tần suất cao nhất chưa được ghi lại
Xác định 1 quy trình diễn ra thường xuyên nhất nhưng chưa có tài liệu hướng dẫn. Dành 30 phút ghi lại dưới dạng danh sách kiểm tra đơn giản ngay hôm nay.
Hệ thống hoá là quá trình liên tục, không phải dự án có điểm kết thúc
Không có thời điểm nào doanh nghiệp “hệ thống hoá xong hoàn toàn” — đó là một thói quen tổ chức liên tục, được cập nhật khi quy trình thay đổi theo thời gian.
Muốn xây dựng lộ trình hệ thống hoá phù hợp cho doanh nghiệp?
Đặt lịch tư vấn 1-1 với Coach Phạm Tùng để xác định quy trình cần hệ thống hoá trước cho doanh nghiệp bạn.
ĐẶT LỊCH TƯ VẤN
