Chủ doanh nghiệp cần làm gì khi mất kiểm soát công việc

Khi cảm giác mất kiểm soát công việc ập đến, phản ứng tự nhiên là cố gắng làm nhanh hơn, nhiều hơn. Nhưng bước đầu tiên thực sự hiệu quả lại ngược lại hoàn toàn: dừng lại và đưa mọi thứ ra khỏi đầu.

Bước 1: Trút hết mọi thứ trong đầu ra giấy

Dành 20-30 phút viết ra TẤT CẢ MỌI VIỆC ĐANG ĐÈ NẶNG trong tâm trí — không sắp xếp, không đánh giá, chỉ đơn giản là liệt kê ra hết. Cảm giác quá tải thường đến từ việc quá nhiều thứ đang trôi nổi trong đầu cùng lúc, không phải từ số lượng công việc thực tế.

Bộ não không được thiết kế để lưu trữ danh sách việc cần làm — nó được thiết kế để suy nghĩ. Cố giữ mọi thứ trong đầu chính là nguyên nhân của cảm giác quá tải.

Bước 2: Phân loại nhanh theo mức độ khẩn cấp thực sự

Sau khi đã liệt kê hết, phân loại nhanh: việc nào thực sự cần xử lý trong 24 giờ tới, việc nào có thể chờ, việc nào thực chất không quan trọng như cảm giác ban đầu.

Bước 3: Tạm dừng nhận thêm cam kết mới

• Thông báo ngắn gọn cho những người liên quan: Cho biết đang xử lý khối lượng công việc hiện tại, sẽ phản hồi các yêu cầu mới sau một khoảng thời gian cụ thể.
• Từ chối hoặc hoãn các cam kết mới không khẩn cấp: Đây không phải lúc để nhận thêm việc, dù có cảm thấy áy náy khi từ chối.

Bước 4: Xử lý dứt điểm 1-2 việc nhỏ trước để lấy lại đà

Hoàn thành nhanh 1-2 việc nhỏ, dễ giải quyết trước — cảm giác hoàn thành tạo động lực và không gian tâm lý để xử lý những việc lớn hơn tiếp theo.

Mất kiểm soát là trạng thái tạm thời, không phải đặc điểm cố định

Cảm giác mất kiểm soát thường tự giải quyết nhanh hơn nhiều khi được xử lý có phương pháp, thay vì cố gắng chịu đựng và làm việc nhiều hơn trong trạng thái hoảng loạn.