Nhắc mãi không sửa, giao việc thì làm nửa vời, góp ý thì nhân viên im lặng hoặc tự ái. Nhiều chủ cơ sở kết luận “nhân viên bây giờ khó dạy”. Nhưng thường gốc của vấn đề là mình chưa thật sự hiểu từng người: họ giỏi gì, cần gì, nghe theo cách nói nào.
Tuần 3 dành trọn cho việc hiểu người. Anh chị sẽ viết 1 trang cho mỗi nhân viên, đoán phong cách hành vi theo DISC, gặp riêng từng người 15 phút, hỏi về động lực, và tập nghe hết rồi mới nói. Hết tuần, anh chị có một bản đồ đội ngũ 1 trang để giao việc đúng người, nói đúng cách.
Trong tuần này
- Ngày 15 · 1 trang cho mỗi nhân viên
- Ngày 16 · Đoán phong cách DISC
- Ngày 17 · Gặp 1-1 lần đầu
- Ngày 18 · Gặp 1-1 người tiếp theo
- Ngày 19 · Động lực của từng người
- Ngày 20 · Nghe hết rồi mới nói
- Ngày 21 · Bản đồ đội ngũ
Ngày 15 · 1 trang cho mỗi nhân viên
Thứ 2 của tuần 3
Vì sao
Muốn nhân viên làm tốt, trước hết phải nhìn họ cho rõ: họ giỏi gì, hay vướng ở đâu. Người chủ bận rộn thường chỉ nhớ lỗi của nhân viên, còn điểm mạnh thì quên. Viết ra giúp anh chị nhìn công bằng hơn, và thấy cả những khoảng trống mình chưa biết về người làm cùng mỗi ngày.
Làm thế nào
- Mỗi nhân viên dành nửa trang sổ, ghi tên và vị trí.
- Viết dòng 1: một điều người này làm tốt, càng cụ thể càng tốt.
- Viết dòng 2: một điều anh chị hay phải nhắc họ.
- Viết dòng 3: một điều anh chị chưa biết về họ, ví dụ hoàn cảnh gia đình, mong muốn nghề nghiệp.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: “Bạn điều dưỡng A: làm tốt là nhẹ nhàng với khách lớn tuổi. Hay phải nhắc là ghi hồ sơ chậm. Chưa biết là bạn ấy muốn học thêm gì.”
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là dòng 1 viết chung chung như “chăm chỉ”, còn dòng 2 viết rất chi tiết. Hãy viết điểm mạnh cụ thể như viết lỗi, để sau này còn khen được đúng chỗ.
Xong khi: Anh chị đã viết đủ 3 dòng cho mọi nhân viên và ghi lại 1 phát hiện của mình.
Nhớ lỗi thì dễ, nhớ điểm mạnh mới là việc của người chủ.
Xem thêm:
Ngày 16 · Đoán phong cách DISC
Thứ 3 của tuần 3
Vì sao
Mỗi người cần một cách nói khác nhau. Theo DISC: người D thích nhanh và kết quả, người I thích được ghi nhận và trò chuyện, người S cần ổn định và được báo trước, người C cần quy trình và chi tiết. Nói đúng kiểu thì cùng một yêu cầu, nhân viên nghe vào dễ hơn hẳn.
Làm thế nào
- Hôm nay quan sát từng người khi làm việc, khi nói chuyện với khách, khi nhận việc.
- Đoán mỗi người thiên về D, I, S hay C. Chỉ cần đoán nét nổi trội nhất.
- Ghi cạnh tên mỗi người 1 dấu hiệu anh chị thấy, ví dụ nói nhanh, hay cười, ngại thay đổi, hỏi kỹ từng bước.
- Tự đoán luôn phong cách của chính mình.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: bạn lễ tân nói chuyện vui, khách quý, nhưng hay quên ghi sổ, có thể là I. Với bạn ấy, khen trước mặt đội và cho một mẫu ghi sổ thật đơn giản sẽ hiệu quả hơn là nhắc nhiều lần.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là dán nhãn rồi đóng khung người khác. DISC chỉ là phỏng đoán để chọn cách nói, không phải để phán xét ai tốt ai xấu. Không có phong cách nào tốt hơn phong cách nào.
Xong khi: Anh chị có phong cách DISC đoán cho từng người, kèm 1 dấu hiệu quan sát được.
Cùng một yêu cầu, nói đúng kiểu người thì dễ vào.
Xem thêm:
- Bài đọc: Thấu hiểu bản thân qua công cụ DISC: Bạn là Thống trị, Ảnh hưởng, Kiên định hay Tuân thủ?
- Video: Nên chọn người Cùng hay Khác tính cách đẻ làm việc
Ngày 17 · Gặp 1-1 lần đầu
Thứ 4 của tuần 3
Vì sao
15 phút ngồi riêng, hỏi và nghe, có giá trị hơn 10 lần nhắc việc. Nhân viên làm hết lòng cho người hiểu mình. Ở cơ sở nhỏ, chủ và nhân viên gặp nhau cả ngày nhưng hiếm khi có một cuộc nói chuyện thật, không vướng khách, không vướng việc.
Làm thế nào
- Chọn 1 nhân viên, hẹn 15 phút lúc vắng khách, ngồi ở chỗ riêng.
- Mở đầu nhẹ nhàng: đây là buổi anh chị muốn nghe em, không phải buổi nhắc việc.
- Hỏi 3 câu: Điều em thích nhất ở công việc? Điều khó nhất? Em muốn được học thêm gì?
- Chỉ nghe và ghi. Không giải thích, không phản bác. Cuối buổi cảm ơn.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một nhân viên kỹ thuật ở spa nói điều khó nhất là khách hỏi giá liệu trình mà bạn không biết trả lời, sợ nói sai. Chủ cơ sở mới biết cần làm bảng giá rõ cho cả đội.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là biến buổi 1-1 thành buổi góp ý. Chỉ cần một câu “nhưng mà em cũng phải…” là nhân viên sẽ không nói thật nữa. Hôm nay chỉ nghe.
Xong khi: Anh chị đã gặp riêng 1 người và ghi lại câu trả lời làm mình nhớ nhất.
Nhân viên làm hết lòng cho người hiểu mình.
Xem thêm:
Ngày 18 · Gặp 1-1 người tiếp theo
Thứ 5 của tuần 3
Vì sao
Làm đủ với mọi người thì không ai thấy mình bị bỏ rơi hay bị soi riêng. Công bằng bắt đầu từ việc ai cũng được lắng nghe. Khi gom câu trả lời của cả đội, anh chị sẽ thấy những điểm chung, và điểm chung thường nói lên vấn đề của cả cơ sở chứ không của riêng ai.
Làm thế nào
- Lên lịch 1-1 cho những người còn lại trong tuần, mỗi ngày 1-2 người.
- Dùng đúng 3 câu hỏi hôm qua để dễ so sánh.
- Sau mỗi buổi ghi ngay 3 câu trả lời vào trang của người đó.
- Cuối tuần đọc lại tất cả, khoanh những ý lặp lại ở nhiều người.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một phòng khám 6 người, có 4 người cùng nói điều khó nhất là giờ cao điểm quá đông mà không rõ ai lo việc gì. Đó là vấn đề phân việc, không phải vấn đề thái độ.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là chỉ gặp người mình thấy dễ nói chuyện, bỏ qua người ít nói hoặc người thân trong nhà làm cùng. Người ít nói thường có nhiều điều chưa nói nhất.
Xong khi: Anh chị đã gặp đủ hoặc gần đủ mọi người và ghi được 1 điều chung họ cùng nói.
Công bằng bắt đầu từ việc ai cũng được nghe.
Xem thêm:
Ngày 19 · Động lực của từng người
Thứ 6 của tuần 3
Vì sao
Có người làm vì thu nhập, có người vì được công nhận, có người vì sự ổn định, có người vì được học và lớn lên. Thưởng sai động lực thì tốn tiền mà không ai hăng hái hơn. Biết động lực của từng người, anh chị ghi nhận đúng cách, đôi khi không tốn đồng nào.
Làm thế nào
- Hỏi từng nhân viên một câu: Điều gì khiến em muốn gắn bó lâu dài với cơ sở mình?
- Nghe và xếp câu trả lời vào 4 nhóm: thu nhập, được công nhận, ổn định, được học.
- Ghi động lực chính cạnh tên mỗi người trong sổ.
- Xem lại cách anh chị đang ghi nhận từng người có khớp với động lực đó không.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: chủ cơ sở thưởng tiền cho cả đội như nhau, nhưng một bạn lại mong được cử đi học thêm kỹ thuật. Với bạn ấy, một khoá học ngắn có ý nghĩa hơn một khoản thưởng.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là nghĩ ai cũng chỉ cần tiền. Tiền quan trọng, nhưng nếu chỉ có tiền, người làm vì được công nhận hay được học sẽ dần chán và rời đi.
Xong khi: Anh chị ghi được động lực chính của từng người trong đội.
Thưởng đúng động lực, không cần thưởng nhiều.
Xem thêm:
Ngày 20 · Nghe hết rồi mới nói
Thứ 7 của tuần 3
Vì sao
Nhân viên thôi góp ý khi lần nào nói cũng bị cắt ngang. Nghe hết và nhắc lại ý họ cho thấy anh chị tôn trọng, dù sau đó anh chị vẫn quyết theo cách của mình. Người chủ thường nghĩ nhanh nên hay ngắt lời, và không nhận ra mình đang làm vậy.
Làm thế nào
- Hôm nay mỗi lần nhân viên trình bày, để họ nói hết, không chen vào.
- Khi họ dừng, nhắc lại ý họ bằng 1 câu: “Ý em là… đúng không?”
- Chờ họ xác nhận hoặc sửa lại, rồi anh chị mới trả lời.
- Cuối ngày ghi lại 1 lần đã làm được và điều mình nhận ra.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: lễ tân báo khách phàn nàn chờ lâu. Chủ định ngắt lời “thì bảo khách chờ chút”, nhưng nghe hết mới biết khách đã chờ quá giờ hẹn vì lịch bị xếp chồng. Vấn đề nằm ở cách xếp lịch.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là im lặng nhưng mặt và cử chỉ thì sốt ruột. Nhân viên đọc được hết. Hãy nhìn vào người nói, gật đầu, và thật sự tò mò về điều họ sắp nói.
Xong khi: Anh chị có ít nhất 1 lần đã nghe hết và nhắc lại ý của nhân viên trước khi trả lời.
Nghe hết một lần, hiểu đúng cả vấn đề.
Xem thêm:
- Bài đọc: Kỹ năng lắng nghe thấu cảm (Empathic Listening) trong môi trường công sở
- Bài đọc: Thấu cảm trong lãnh đạo: Điểm mạnh hay điểm yếu của người dẫn đường?
Ngày 21 · Bản đồ đội ngũ
Chủ nhật của tuần 3
Vì sao
Một trang tóm cả đội giúp anh chị giao việc đúng người, nói đúng cách, và thấy chỗ còn thiếu khi cần tuyển thêm. Hôm nay là ngày tổng kết tuần 3: gom mọi thứ đã ghi trong tuần vào một bảng duy nhất, dùng được cho cả 90 ngày tới.
Làm thế nào
- Kẻ bảng 6 cột: tên, vị trí, phong cách DISC, động lực chính, điểm mạnh, cách nói chuyện hợp với người đó.
- Điền từ những gì đã ghi trong tuần, mỗi người 1 dòng.
- Nhìn cả bảng: đội đang thiếu kiểu người nào, ai đang làm sai vị trí sở trường.
- Ghi 1 thay đổi nhỏ anh chị sẽ thử tuần tới dựa trên bản đồ này.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: bản đồ cho thấy đội có nhiều người S và C, cẩn thận nhưng ngại nói chuyện với khách mới, chỉ có 1 người I. Thay đổi thử: để bạn I đứng đón khách mới giờ cao điểm.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là làm xong bản đồ rồi cất đi. Dán ở chỗ chỉ anh chị thấy, và mở ra mỗi lần chuẩn bị giao việc hay góp ý cho ai đó.
Xong khi: Anh chị có ảnh bản đồ đội ngũ 1 trang, đủ mọi người trong đội.
Hiểu đúng người thì giao đúng việc.
Xem thêm:
Cuối tuần: tổng kết và lên kế hoạch
Cuối tuần 3, anh chị tự kiểm: mỗi nhân viên có 1 trang ghi điểm mạnh và điểm hay phải nhắc, đã đoán phong cách DISC của từng người, đã gặp 1-1 được bao nhiêu người, biết động lực chính của từng người, có ít nhất 1 lần nghe hết rồi mới nói, và có bản đồ đội ngũ 1 trang. Đừng quên điền bảng điều khiển 6 con số của tuần. Đến đây là hết giai đoạn 1: anh chị có giờ riêng cho việc người chủ, đọc được số, và hiểu người.
Tự kiểm:
- Có nhân viên nào tôi chợt nhận ra mình chưa thật sự hiểu?
- Phong cách của tôi hợp và khó với ai trong đội, tôi sẽ đổi cách nói với người đó thế nào?
- Điều chung cả đội cùng nói trong các buổi 1-1 là gì, và tôi sẽ làm gì với nó?
Anh chị đang làm tới ngày nào?
1. Để lại 1 bình luận: anh chị làm được gì, vướng ở đâu. Coach đọc và trả lời.
2. Chia sẻ bài này cho 1 người bạn đang làm chủ và muốn đội ngũ chủ động hơn.
3. Muốn có thêm 60 bài học thực hành (5 ebook + 30 ngày đồng hành)? Quét mã QR hoặc nhận quà tại đây.
