Nhiều cơ sở chạy tốt khi chủ có mặt, nhưng chủ vắng nửa ngày là điện thoại reo liên tục. Giao ban lúc có lúc không, họp thì kéo dài mà không ra việc, số liệu thì chủ phải tự ngồi ghi. Mọi thứ vẫn xoay quanh một người.
Tuần này anh chị dựng bộ xương vận hành: giao ban 10 phút 3 câu do nhân viên điều hành, họp tuần 30 phút có cam kết, báo cáo 5 con số mỗi tối do nhân viên gửi, so sánh theo tháng, và thử vắng mặt 2 giờ có chủ đích. Hết tuần, anh chị biết cơ sở đã tự chạy được đến đâu.
Trong tuần này
- Ngày 78 · Giao ban chuẩn 3 câu
- Ngày 79 · Họp tuần 30 phút
- Ngày 80 · Báo cáo 5 con số mỗi tối
- Ngày 81 · So sánh tháng
- Ngày 82 · Vắng mặt có chủ đích
- Ngày 83 · Bảng điều khiển tháng
- Ngày 84 · Tổng kết nhịp vận hành
Ngày 78 · Giao ban chuẩn 3 câu
Thứ 2 của tuần 12
Vì sao
Giao ban tốt thì ngắn và đều. Khi mỗi sáng đều đi qua đúng 3 câu giống nhau, đội quen nhịp và tự chạy được giao ban, kể cả khi anh chị bận hoặc vắng. Giao ban không còn là buổi chủ nói, đội nghe.
Làm thế nào
- Chuẩn hóa giao ban 10 phút thành 3 câu: Hôm qua có gì tốt? Hôm nay việc chính là gì? Ai cần hỗ trợ gì?
- Viết 3 câu lên giấy dán ở nơi giao ban.
- Giao cho 1 nhân viên điều hành giao ban, anh chị chỉ tham dự và bổ sung khi cần.
- Bấm giờ, ghi lại giao ban hôm nay mất bao nhiêu phút.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: bạn điều hành mở đầu "Hôm qua mình có 2 lời khen của khách", rồi mời từng người nói việc chính hôm nay. Bạn kỹ thuật cần người hỗ trợ ca 3 giờ chiều, bạn lễ tân nhận luôn. Tổng cộng 8 phút.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là giao ban biến thành buổi giải quyết vấn đề dài. Việc nào cần bàn lâu thì ghi lại, hẹn riêng sau giao ban với đúng người liên quan.
Xong khi: Anh chị ghi được ai điều hành giao ban và giao ban mất bao nhiêu phút.
Ba câu mỗi sáng, đội tự chạy giao ban.
Xem thêm:
Ngày 79 · Họp tuần 30 phút
Thứ 3 của tuần 12
Vì sao
Họp tuần theo bảng điểm biến mục tiêu chung thành cam kết của từng người. Khi mỗi người tự báo con số của mình và tự hứa việc tuần tới, trách nhiệm nằm ở họ, không nằm ở việc chủ phải nhắc.
Làm thế nào
- Đặt lịch họp tuần cố định 30 phút, cùng giờ mỗi tuần.
- Mỗi người báo 1 con số của mình tuần qua, ví dụ số khách đã gọi nhắc lịch, số lời khen, số hồ sơ đã xử lý.
- Mỗi người cam kết 1 việc cụ thể cho tuần tới, có thể kiểm tra được.
- Ghi tất cả vào một bảng cam kết, chụp ảnh, tuần sau mở bảng này ra đầu tiên.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: bạn chăm sóc khách báo "Tuần qua em gọi nhắc 40 khách, 32 khách đến đúng hẹn". Cam kết tuần tới: "Em nhắn tin nhắc trước 1 ngày cho tất cả khách hẹn buổi sáng".
Lỗi hay gặp: Cam kết chung chung như "em sẽ cố gắng hơn" thì không kiểm được. Hỏi lại: "Cụ thể em sẽ làm gì, làm bao nhiêu, đến khi nào?"
Xong khi: Anh chị có ảnh bảng cam kết tuần của đội.
Tự báo số, tự hứa việc, tự chịu trách nhiệm.
Xem thêm:
Ngày 80 · Báo cáo 5 con số mỗi tối
Thứ 4 của tuần 12
Vì sao
Nhiều tuần qua anh chị đã tự ghi số mỗi ngày. Giờ là lúc chuyển việc này cho nhân viên. Anh chị không cần ghi nữa, chỉ đọc và hỏi. Đó là bước chuyển từ người làm sổ sang người đọc sổ.
Làm thế nào
- Chọn 5 con số quan trọng nhất của cơ sở, ví dụ tổng thu trong ngày, thu từ sản phẩm đi kèm, số lượt khách, số ca giá trị cao theo ngưỡng anh chị tự đặt, số ca có giảm giá.
- Giao 1 nhân viên gửi anh chị 5 con số này mỗi tối qua tin nhắn, theo một mẫu cố định.
- Hướng dẫn họ lấy số ở đâu, gửi trước mấy giờ.
- Bắt đầu ngay tối nay. Khi nhận, kiểm lại xem số đã đúng chưa.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: 21 giờ, tin nhắn đến: "Báo cáo ngày: Tổng thu 8 triệu, sản phẩm đi kèm 1,5 triệu, 25 lượt khách, 3 ca giá trị cao, 2 ca giảm giá." Anh chị đọc 30 giây và hỏi 1 câu nếu thấy lạ.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là giao xong không đọc, hoặc đọc mà không phản hồi. Nhân viên sẽ nghĩ báo cáo không quan trọng và gửi ngày có ngày không. Mỗi tối trả lời ít nhất 1 chữ "Đã nhận" hoặc 1 câu hỏi.
Xong khi: Báo cáo tối nay đã đến, và anh chị đã kiểm số đúng hay chưa.
Chủ không ghi số, chủ đọc số và đặt câu hỏi.
Xem thêm:
Ngày 81 · So sánh tháng
Thứ 5 của tuần 12
Vì sao
Một tháng đơn lẻ không nói lên nhiều điều. Đặt các tháng cạnh nhau mới thấy xu hướng: đang đi lên, đứng yên hay đi xuống. Xu hướng mới là thứ giúp anh chị quyết định nên làm gì tiếp.
Làm thế nào
- Kẻ bảng so các tháng gần nhất, tháng hiện tại tính đến hôm nay.
- Mỗi tháng ghi 5 chỉ số: tổng thu, số lượt khách, thu trung bình mỗi lượt, tỷ lệ giảm giá trên doanh thu, lợi nhuận tạm tính.
- Khoanh chỉ số tiến nhiều nhất và chỉ số đứng yên.
- Với chỉ số đứng yên, viết 1 việc sẽ làm khác trong tháng tới.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một cơ sở thấy thu trung bình mỗi lượt tăng từ 300.000 lên 350.000 đồng qua 3 tháng, nhưng số lượt khách gần như đứng yên. Việc tháng tới là tập trung hẹn lại và kéo khách cũ quay lại.
Lỗi hay gặp: Đừng so tháng có nhiều ngày nghỉ lễ với tháng bình thường mà vội kết luận. Ghi chú bên cạnh những tháng đặc biệt để đọc cho đúng.
Xong khi: Anh chị chỉ ra được chỉ số tiến nhiều nhất và chỉ số đứng yên.
Một tháng là con số, nhiều tháng là xu hướng.
Xem thêm:
Ngày 82 · Vắng mặt có chủ đích
Thứ 6 của tuần 12
Vì sao
Cơ sở chỉ chạy được khi chủ có mặt là cơ sở phụ thuộc vào người chủ. Thử vắng mặt 2 giờ, vào khung giờ không có việc bắt buộc anh chị phải làm, để xem hệ thống đã đủ vững chưa và còn chỗ nào phải chờ anh chị.
Làm thế nào
- Chọn 2 giờ không có ca, việc chuyên môn chỉ anh chị làm được.
- Báo trước cho người đầu mối: anh chị sẽ vắng, việc gì đội tự quyết, việc gì thật khẩn mới gọi.
- Rời cơ sở và không gọi về kiểm tra.
- Khi quay lại, hỏi đội đã xử lý những gì và ghi lại việc nào vẫn phải chờ anh chị.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: chủ một trung tâm vắng 2 giờ chiều. Đội tự xử lý một khách đổi lịch và một lần thiếu vật tư. Chỉ có 1 cuộc gọi hỏi về giảm giá cho khách quen. Việc cần làm tiếp: viết rõ quy tắc giảm giá để đội tự áp.
Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp là vắng mà vẫn nhắn tin hỏi liên tục. Như vậy không phải là vắng. Tin đội trong 2 giờ, rồi đọc kết quả.
Xong khi: Anh chị ghi được 2 giờ vắng mặt diễn ra thế nào và có việc gì đội phải gọi.
Chủ vắng mà cơ sở vẫn chạy, đó mới là hệ thống.
Xem thêm:
- Bài đọc: Tại Sao Sếp Đi Vắng Thì Công Việc Đình Trệ – 05 Bước Để Thoát Ra Cảnh Này
- Video: Bạn đã từng thử 'biến mất' 1 tuần khỏi công ty chưa?
Ngày 83 · Bảng điều khiển tháng
Thứ 7 của tuần 12
Vì sao
Bảng tuần cho nhịp ngắn, bảng tháng cho quyết định lớn như tuyển thêm người, đầu tư thiết bị, đặt mục tiêu quý. Một trang tháng đủ để anh chị nhìn toàn cảnh mà không bị chìm trong số liệu từng ngày.
Làm thế nào
- Gộp 4 bảng tuần gần nhất thành 1 bảng tháng, gói trong 1 trang.
- Giữ đúng các chỉ số anh chị đã theo dõi hằng tuần để dễ so.
- Viết 3 dòng nhận xét: điều tốt, điều chưa tốt, việc chính của tháng tới.
- Chụp ảnh hoặc lưu bản này cạnh các bảng tháng sau.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: Tốt: số khách được hẹn lại tăng đều 4 tuần. Chưa tốt: tỷ lệ giảm giá tuần cuối tăng lại. Việc tháng tới: nhắc lại quy tắc giảm giá trong họp tuần và kiểm mỗi tối.
Lỗi hay gặp: Đừng nhồi quá nhiều chỉ số vào bảng tháng. Bảng dài 3 trang thì sẽ không ai đọc, kể cả chính anh chị.
Xong khi: Anh chị có ảnh bảng điều khiển tháng 1 trang kèm 3 dòng nhận xét.
Bảng tuần để chỉnh nhịp, bảng tháng để quyết lớn.
Xem thêm:
Ngày 84 · Tổng kết nhịp vận hành
Chủ nhật của tuần 12
Vì sao
Giao ban, họp tuần, báo cáo tối là bộ xương của một cơ sở vận hành bằng hệ thống. Giữ đều thì không cần anh chị nhắc. Chấm điểm 3 nhịp này mỗi tuần giúp anh chị phát hiện sớm nhịp nào đang lỏng.
Làm thế nào
- Đếm số ngày có giao ban trong tuần trên tổng số ngày làm việc.
- Kiểm họp tuần: có diễn ra không, có đủ người không, có bảng cam kết không.
- Đếm số tối nhận được báo cáo đúng giờ và đúng số.
- Chọn nhịp yếu nhất và quyết 1 việc để giữ nó đều tuần tới.
Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: giao ban 6/6 ngày, họp tuần đủ người, báo cáo tối 4/6 ngày. Nhịp yếu nhất là báo cáo tối. Việc tuần tới: thêm 1 người dự phòng gửi báo cáo khi người chính nghỉ.
Lỗi hay gặp: Đừng bỏ qua những ngày nhịp bị gãy với lý do "hôm đó đông khách". Chính những ngày bận mới cần nhịp nhất. Tìm cách rút gọn chứ không bỏ.
Xong khi: Anh chị có điểm 3 nhịp vận hành của tuần.
Nhịp đều thì không cần người nhắc.
Xem thêm:
Cuối tuần: tổng kết và lên kế hoạch
Cuối tuần, anh chị nhìn 6 thành quả: giao ban 3 câu do nhân viên điều hành, bảng cam kết họp tuần, báo cáo 5 con số mỗi tối do nhân viên gửi, bảng so sánh các tháng, kết quả 2 giờ vắng mặt có chủ đích, và bảng điều khiển tháng 1 trang. Kèm điểm 3 nhịp vận hành của tuần.
Thước đo thật của tuần này là số việc vẫn phải chờ anh chị. Mỗi việc như vậy là một quy trình cần viết ra để đội tự làm được.
Tự kiểm:
- Khi nhân viên điều hành, giao ban khác gì lúc tôi điều hành?
- Đọc số do người khác gửi, tôi hỏi được điều gì mới?
- Việc nào vẫn phải chờ tôi khi tôi vắng, và cần quy trình nào để đội tự làm?
Anh chị đang làm tới ngày nào?
1. Để lại 1 bình luận: anh chị làm được gì, vướng ở đâu. Coach đọc và trả lời.
2. Chia sẻ bài này cho 1 người bạn đang làm chủ và muốn đội ngũ chủ động hơn.
3. Muốn có thêm 60 bài học thực hành (5 ebook + 30 ngày đồng hành)? Quét mã QR hoặc nhận quà tại đây.
