Tuần 7/13 · Giá, giảm giá và lợi nhuận: biết mình lãi thật bao nhiêu

Rất nhiều chủ cơ sở dịch vụ biết doanh thu tháng này bao nhiêu, nhưng hỏi lãi bao nhiêu thì chỉ trả lời được “chắc cũng ổn”. Giảm giá thì tuỳ từng ca, người quen thì bớt, khách kêu đắt thì bớt. Sổ sách có vài dòng ghi tạm cho nhanh. Cuối tháng cảm thấy bận rộn mà tiền không thấy đâu, nhưng không biết rò ở chỗ nào.

Tuần này anh chị chuyển từ cảm giác sang con số thật: tính lãi từng dịch vụ chính, viết quy tắc giảm giá ra giấy, làm sạch cách ghi sổ, đối chiếu hai nguồn báo cáo, và lần đầu tính được lợi nhuận tạm. Anh chị cũng thử một cách giữ khách không cần giảm giá: tặng thêm giá trị. Hết tuần, bảng điều khiển của anh chị có thêm dòng chi phí và lợi nhuận, đúng là bảng của người chủ.

Bài này thuộc chương trình “Phát triển năng lực lãnh đạo 90 ngày” dành cho chủ phòng khám, chủ cơ sở dịch vụ. Mỗi ngày 1 chủ đề, 1 việc nhỏ làm ngay với người thật, việc thật. Đọc mục của ngày hôm nay, làm đúng phần “Làm thế nào” là đủ. Ghi kết quả mỗi ngày vào Sổ Làm Việc 90 Ngày hoặc một cuốn sổ riêng.

Ngày 43 · Lãi thật của 5 dịch vụ chính

Thứ 2 của tuần 7

Vì sao

Doanh thu cao chưa chắc lãi cao. Có dịch vụ thu nhiều nhưng tốn vật tư, tốn xét nghiệm gửi ngoài, tốn nhiều phút của người giỏi nhất. Có dịch vụ nhỏ mà lãi tốt. Biết lãi thật từng dịch vụ thì anh chị biết nên đầu tư thiết bị, đào tạo và tập trung vào đâu.

Làm thế nào

Chọn 5 dịch vụ chính có nhiều lượt nhất.
Với mỗi dịch vụ, ghi: giá thu, chi phí trực tiếp (vật tư, xét nghiệm hay dịch vụ gửi ngoài, sản phẩm đi kèm), và số phút của người làm chính.
Lấy giá thu trừ chi phí trực tiếp, ra lãi gộp mỗi ca. Chia tiếp cho số phút để biết mỗi phút làm ra bao nhiêu.
Xếp 5 dịch vụ từ lãi nhiều đến lãi ít, so với cảm nhận trước đây.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ với số tròn: dịch vụ A thu 1 triệu đồng, chi phí trực tiếp 600.000 đồng, mất 30 phút, lãi gộp 400.000 đồng. Dịch vụ B thu 300.000 đồng, chi phí 50.000 đồng, mất 10 phút, lãi gộp 250.000 đồng. Tính theo phút, B làm ra nhiều hơn A.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: bỏ qua thời gian của chính người chủ vì “mình làm thì không tốn tiền”. Thời gian của người giỏi nhất là chi phí đắt nhất.

Xong khi: Anh chị biết dịch vụ nào lãi nhất và dịch vụ nào lãi ít nhất trong 5 dịch vụ chính.

Thu nhiều chưa chắc lãi nhiều.

Xem thêm:

Bài đọc: Chủ doanh nghiệp cần làm gì để cải thiện biên lợi nhuận

Ngày 44 · Quy tắc giảm giá viết ra

Thứ 3 của tuần 7

Vì sao

Giảm giá tuỳ từng ca vừa mất tiền vừa thiếu công bằng giữa các khách. Khách A được bớt, khách B biết chuyện sẽ không vui. Nhân viên thu ngân thì khó xử, phải chạy vào hỏi chủ. Quy tắc viết rõ giúp nhân viên tự xử lý được, người chủ không phải quyết từng ca, và khách được đối xử công bằng.

Làm thế nào

Viết 1 trang quy tắc giảm giá gồm 3 phần: ai được giảm (ví dụ người thân, khách có hoàn cảnh khó khăn, chương trình đang chạy), mức tối đa của từng loại, và ai được duyệt.
Thêm 1 dòng: mọi lần giảm giá đều ghi lý do vào sổ.
Đưa cho quầy thu ngân, giải thích 5 phút, hỏi họ còn tình huống nào chưa có trong quy tắc.
Dán hoặc để quy tắc ở chỗ thu ngân dễ thấy.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: “Người thân nhân viên giảm tối đa 10%, thu ngân tự áp dụng. Khách hoàn cảnh khó khăn giảm trên 10% thì báo chủ duyệt. Ngoài các trường hợp trên không giảm, thay bằng quà tặng chăm sóc.”

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: viết quy tắc xong rồi chính người chủ phá lệ với người quen. Nhân viên nhìn thấy và quy tắc mất giá trị ngay. Người chủ phải là người giữ quy tắc đầu tiên.

Xong khi: Quầy thu ngân đã có quy tắc giảm giá 1 trang và đã được giải thích.

Giảm giá có quy tắc thì công bằng, không có thì rò tiền.

Xem thêm:

Ngày 45 · Số liệu sạch

Thứ 4 của tuần 7

Vì sao

Trong sổ sách của nhiều cơ sở có những dòng ghi tạm cho nhanh: ghi một số tượng trưng cho lượt miễn phí, ghi gộp nhiều dịch vụ, bỏ trống chỗ chưa thu. Mỗi dòng nhỏ không đáng kể, nhưng cộng lại làm mọi con số trung bình bị lệch. Số liệu lệch thì quyết định cũng lệch theo.

Làm thế nào

Mở sổ hoặc phần mềm của 1 tuần gần nhất, tìm những dòng có số tiền bất thường: quá nhỏ, bằng 0 không ghi chú, hoặc bị gộp.
Hỏi người ghi: những dòng đó là loại gì, vì sao ghi như vậy.
Chốt cách ghi mới: lượt có thu thì ghi đúng số tiền, lượt miễn phí thì ghi 0 và ghi lý do, mỗi dịch vụ một dòng.
Viết cách ghi mới thành 3 dòng, dán ở quầy.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: một cơ sở phát hiện lượt khám lại miễn phí được ghi một số tiền tượng trưng để phần mềm chịu lưu. Khi tính thu trung bình mỗi lượt, những dòng này kéo con số xuống. Đổi sang ghi 0 kèm chữ “khám lại” là con số sạch ngay.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: trách người ghi sổ. Thường họ ghi vậy vì không ai hướng dẫn hoặc phần mềm không cho cách khác. Hãy sửa cách ghi, không sửa người.

Xong khi: Anh chị biết các dòng ghi tạm là loại gì và đã có cách ghi mới dán ở quầy.

Số không sạch thì quyết định không đúng.

Ngày 46 · Đối chiếu 2 báo cáo

Thứ 5 của tuần 7

Vì sao

Nhiều cơ sở có hai nguồn số liệu: sổ thu chi của thu ngân và báo cáo dịch vụ, thủ thuật của bộ phận chuyên môn. Hai nguồn này thường lệch nhau một ít. Lệch nhỏ mà không tìm hiểu thì lâu dần thành lệch lớn. Đối chiếu kỹ 1 ngày là đủ biết lệch vì giảm giá, vì ghi thiếu hay vì cách tính khác nhau.

Làm thế nào

Chọn 1 ngày gần đây có đủ hai nguồn số liệu.
Đặt hai nguồn cạnh nhau, so từng ca: tên khách hoặc mã, dịch vụ, số tiền.
Đánh dấu ca nào lệch và ghi nguyên nhân: giảm giá, ghi thiếu, ghi trùng, hay tính theo cách khác.
Chọn 1 người sẽ đối chiếu việc này mỗi tuần thay anh chị, hướng dẫn họ cách làm.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ với số tròn: một ngày có 30 ca, đối chiếu thấy 3 ca lệch. 2 ca do giảm giá không ghi lý do, 1 ca do dịch vụ làm thêm nhưng chưa thu. Nguyên nhân chính lộ ra ngay sau 30 phút.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: so tổng cuối ngày rồi thấy gần bằng là bỏ qua. Lệch cộng lệch trừ có thể bù nhau. Phải so từng ca.

Xong khi: Anh chị biết số ca lệch trong ngày đối chiếu và nguyên nhân chính.

So từng ca mới thấy tiền rò ở đâu.

Xem thêm:

Bài đọc: Chủ doanh nghiệp cần làm gì để tránh thất thoát tiền

Ngày 47 · Lợi nhuận tạm tháng này

Thứ 6 của tuần 7

Vì sao

Lần đầu có số chi bên cạnh số thu, anh chị sẽ thấy lợi nhuận thật chứ không phải cảm giác. Con số này quyết định những việc lớn: nên tuyển thêm người, đầu tư thiết bị, hay giữ nguyên. Chưa đủ hết khoản chi cũng không sao, con số tạm vẫn tốt hơn không có con số nào.

Làm thế nào

Lấy tổng thu từ đầu tháng đến hôm nay.
Liệt kê các khoản chi đã ghi được: lương, mặt bằng, vật tư, thuốc nhập, điện nước, dịch vụ gửi ngoài, chi khác.
Lấy tổng thu trừ tổng chi, ra lợi nhuận tạm. Chia cho tổng thu, ra tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu.
Ghi rõ những khoản chi chưa có số để bổ sung lần sau.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ với số tròn: tổng thu tháng tới hôm nay 200 triệu đồng, tổng chi ghi được 150 triệu đồng, lợi nhuận tạm 50 triệu đồng, tỷ lệ 25%. Nếu còn khoản thuế hay khấu hao chưa tính, ghi chú bên cạnh.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: quên tính lương của chính người chủ. Nếu không tính, lợi nhuận trông cao hơn thật và anh chị sẽ đánh giá sai sức khoẻ của cơ sở.

Xong khi: Anh chị có con số lợi nhuận tạm và tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu của tháng này.

Có số chi mới có lợi nhuận thật.

Xem thêm:

Bài đọc: Cách đọc báo cáo tài chính dành cho chủ doanh nghiệp

Ngày 48 · Tặng giá trị thay vì giảm giá

Thứ 7 của tuần 7

Vì sao

Khách nhớ được chăm hơn nhớ được bớt vài chục nghìn. Giảm giá làm mất lợi nhuận ngay và dạy khách chờ giảm giá. Tặng thêm giá trị như gọi hỏi thăm, nhắc lịch, tờ hướng dẫn chăm sóc tại nhà thì chi phí thấp, khách thấy được quan tâm, và cơ sở giữ được lợi nhuận.

Làm thế nào

Liệt kê 3 thứ có thể tặng thêm mà chi phí thấp: gọi hỏi thăm sau vài ngày, tờ hướng dẫn chăm sóc tại nhà, nhắc lịch kiểm tra định kỳ.
Chọn 1 thứ dễ làm nhất, áp dụng từ hôm nay.
Viết câu nhân viên nói khi khách đề nghị giảm giá, chuyển sang giới thiệu thứ được tặng.
Giao 1 người phụ trách thực hiện và ghi lại phản ứng của khách.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ: khách hỏi “có bớt không em”, nhân viên trả lời: “Dạ giá bên em giữ chung cho mọi người ạ, nhưng sau 3 ngày em sẽ gọi hỏi thăm anh chị, có gì chưa ổn bác sĩ dặn thêm luôn.”

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: hứa tặng rồi không làm, ví dụ hứa gọi hỏi thăm mà quên. Mất niềm tin còn tệ hơn giảm giá. Chỉ hứa thứ chắc chắn làm được.

Xong khi: Anh chị đã chọn 1 thứ tặng thêm thay cho giảm giá và bắt đầu áp dụng hôm nay.

Khách nhớ được chăm lâu hơn nhớ được bớt.

Xem thêm:

Bài đọc: Bí quyết biến khách hàng thành "fan trung thành"

Ngày 49 · Bảng điều khiển có lợi nhuận

Chủ nhật của tuần 7

Vì sao

Hôm nay là ngày tổng kết tuần. Từ tuần này, bảng điều khiển không chỉ có doanh thu mà có cả chi và lợi nhuận. Bảng chỉ có doanh thu là bảng của thu ngân. Bảng có cả lợi nhuận mới là bảng của người chủ, vì người chủ chịu trách nhiệm cho phần còn lại sau khi trả hết chi phí.

Làm thế nào

Thêm 2 dòng vào bảng điều khiển tuần: tổng chi tuần và lợi nhuận tạm tuần.
Điền số tuần này. Khoản chi theo tháng như mặt bằng, lương thì chia đều theo tuần.
So lợi nhuận tạm tuần với tỷ lệ lợi nhuận của tháng đã tính hôm trước.
Ghi 1 dòng nhận xét: tuần này điều gì làm lợi nhuận tốt lên hoặc xấu đi.

Ví dụ: Ví dụ minh hoạ với số tròn: tiền mặt bằng 20 triệu đồng một tháng thì tính khoảng 5 triệu đồng một tuần. Tổng thu tuần 50 triệu đồng, tổng chi tuần 38 triệu đồng, lợi nhuận tạm 12 triệu đồng.

Lỗi hay gặp: Lỗi hay gặp: chỉ tính chi phí phát sinh trong tuần, quên các khoản trả theo tháng. Lợi nhuận tuần trông rất đẹp rồi cuối tháng hụt.

Xong khi: Bảng điều khiển tuần đã có dòng tổng chi và lợi nhuận tạm của tuần này.

Bảng của người chủ phải có dòng lợi nhuận.

Xem thêm:

Cuối tuần: tổng kết và lên kế hoạch

Cuối tuần, bảng điều khiển của anh chị có đủ các con số của người chủ: tổng thu tuần, số lượt khách và thu trung bình mỗi lượt, tỷ lệ giảm giá trên doanh thu, số lượt tư vấn thêm và đồng ý, số khách có hẹn quay lại, cùng hai dòng mới là tổng chi và lợi nhuận tạm. Bộ tài liệu tuần này gồm: bảng lãi 5 dịch vụ chính, quy tắc giảm giá 1 trang, cách ghi sổ chuẩn, cách đối chiếu hai nguồn số liệu có người làm thay, và 1 thứ tặng thêm thay cho giảm giá. Hãy để ý tỷ lệ giảm giá tuần tới, nó sẽ cho biết quy tắc mới có đang được giữ không.

Tự kiểm:

Tôi có biết dịch vụ nào của mình lãi nhất tính theo mỗi phút làm việc không?
Tuần này có lần giảm giá nào nằm ngoài quy tắc, kể cả do chính tôi quyết không?
Con số lợi nhuận tạm của tôi đã tính đủ lương người chủ và các khoản trả theo tháng chưa?

← Tuần 6Tuần 8 →